Sicherstellung der aktuell gültigen Version des APERAK-Anwendungshandbuchs
Das APERAK-Anwendungshandbuch des BDEW (Bundesverband der Energie- und Wasserwirtschaft e.V.) dient als verbindliche Grundlage für die technische und inhaltliche Umsetzung von APERAK-Nachrichten (Application Error and Acknowledgement) im elektronischen Datenaustausch. Da gemäß dem Disclaimer des Handbuchs ausschließlich die PDF-Datei als rechtsverbindliches Dokument gilt, ist es essenziell, stets mit der aktuellen Version zu arbeiten. Nachfolgend werden die erforderlichen Schritte und Maßnahmen zur Versionierungssicherheit erläutert.
1. Offizielle Bezugsquelle nutzen
Die einzige autorisierte Quelle für das APERAK-Anwendungshandbuch ist die Webseite des BDEW oder die von ihm benannten Vertriebskanäle (z. B. über den BDEW-Shop oder zugangsgeschützte Mitgliederportale). Andere Plattformen oder Dritte können veraltete oder modifizierte Fassungen verbreiten.
- Empfohlene Vorgehensweise:
- Direkter Download über die BDEW-Webseite (Suchfunktion: „APERAK Anwendungshandbuch“).
- Bei Mitgliedschaft: Nutzung des internen Dokumentenportals des BDEW.
- Vermeidung von Kopien aus nicht verifizierten Quellen (z. B. E-Mail-Anhänge, Drittanbieter-Websites).
2. Versionierung und Gültigkeitsprüfung
Jede PDF-Datei des Handbuchs enthält auf der Titelseite oder im Dokumentenkopf folgende verbindliche Metadaten, die zur Identifikation der aktuellen Version dienen:
- Versionsnummer (z. B. 1.0)
- Ausgabedatum (z. B. 01.04.2025)
- Seitenzahl (z. B. Seite 2 von 63)
Prüfschritte:
- Vergleich mit der letzten bekannten Version:
- Dokumentieren Sie die zuletzt genutzte Version (Versionsnummer + Datum) in Ihrem internen Dokumentenmanagement.
- Bei jedem Download: Abgleich der Metadaten mit der vorherigen Version.
- Änderungshistorie:
- Der BDEW veröffentlicht in der Regel Änderungsprotokolle oder Release Notes zu neuen Versionen. Diese sind entweder im Handbuch selbst (z. B. im Anhang) oder auf der Webseite einsehbar.
- Bei fehlender Historie: Rückfrage beim BDEW-Kundenservice (Kontakt: service@bdew.de).
- Digitale Signatur (falls vorhanden):
- Einige offizielle Dokumente des BDEW sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Diese kann über PDF-Reader (z. B. Adobe Acrobat) auf Echtheit geprüft werden.
3. Interne Prozesse zur Versionierungssicherheit
Um die Aktualität des Handbuchs in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation zu gewährleisten, sollten folgende Maßnahmen etabliert werden:
a) Zentrale Dokumentenverwaltung
- Einzelne Verantwortliche benennen, die für den Download und die Verteilung der aktuellen Version zuständig sind.
- Zugriffsbeschränkung: Nur autorisierte Personen dürfen das Handbuch herunterladen und weitergeben.
- Dokumentenmanagement-System (DMS): Nutzung eines Systems (z. B. SharePoint, Confluence), das Versionen automatisch trackt und Benachrichtigungen bei Updates sendet.
b) Automatisierte Benachrichtigungen
- BDEW-Newsletter abonnieren: Der BDEW informiert über neue Versionen von Standards und Handbüchern per E-Mail.
- RSS-Feeds oder API-Integration: Falls der BDEW technische Schnittstellen anbietet, können Updates automatisiert abgerufen werden.
c) Regelmäßige Überprüfung
- Festgelegte Intervalle (z. B. quartalsweise) zur manuellen Prüfung der Version auf der BDEW-Webseite.
- Projektbezogene Prüfung: Vor Beginn neuer Implementierungsprojekte oder bei Änderungen im Datenaustausch immer die aktuelle Version heranziehen.
4. Umgang mit veralteten Versionen
Falls eine veraltete Version des Handbuchs identifiziert wird:
- Sofortige Deaktivierung: Die alte Version aus allen Systemen und Verzeichnissen entfernen.
- Kommunikation: Alle betroffenen Mitarbeiter:innen und Partner über die neue Version informieren.
- Dokumentation: Protokollieren, wann die alte Version genutzt wurde, um ggf. Anpassungen in laufenden Prozessen vorzunehmen.
5. Rechtliche und technische Konsequenzen
Die Nutzung einer veralteten Version kann zu technischen Fehlern (z. B. inkompatible Nachrichtenformate) oder vertraglichen Verstößen führen, insbesondere wenn:
- EDI-Partner (z. B. Netzbetreiber, Lieferanten) die aktuelle Version voraussetzen.
- Regulatorische Vorgaben (z. B. MaBiS, GPKE) auf dem Handbuch basieren.
Haftungsausschluss: Der BDEW übernimmt keine Verantwortung für Schäden, die durch die Nutzung veralteter Versionen entstehen. Die alleinige Gültigkeit der PDF-Datei unterstreicht die Notwendigkeit, interne Prozesse entsprechend anzupassen.
6. Kontakt bei Unklarheiten
Bei Fragen zur Versionierung oder zum Inhalt des Handbuchs:
- BDEW-Kundenservice: E-Mail: service@bdew.de Telefon: +49 30 300199-0
- Fachliche Ansprechpartner: Die Kontaktdaten der zuständigen BDEW-Referate finden sich auf der Webseite unter www.bdew.de/kontakt.
Zusammenfassung der Maßnahmen
| Schritt | Maßnahme | Verantwortlichkeit |
|---|---|---|
| 1 | Download nur über offizielle BDEW-Quellen | IT/Verantwortliche:r |
| 2 | Prüfung der Metadaten (Version, Datum) | Alle Nutzer:innen |
| 3 | Interne Dokumentation der aktuellen Version | Dokumentenmanagement |
| 4 | Automatisierte Benachrichtigungen einrichten | IT-Administration |
| 5 | Regelmäßige manuelle Überprüfung | Fachabteilung |
| 6 | Deaktivierung veralteter Versionen | Alle Nutzer:innen |
Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte wird sichergestellt, dass ausschließlich die verbindliche PDF-Version des APERAK-Anwendungshandbuchs genutzt wird.