Fristen und Vorgaben für die Übermittlung von APERAK-Nachrichten Gemäß dem APERAK Anwendungshandbuch (Version 1.0, Stand: 01.04.2025)
1. Allgemeine Fristenregelungen
Die Übermittlung von APERAK-Nachrichten (Application Error and Acknowledgement Messages) unterliegt verbindlichen Fristen, um die reibungslose Abwicklung elektronischer Geschäftsprozesse sicherzustellen. Die folgenden Vorgaben gelten für alle beteiligten Parteien (Sender und Empfänger) und sind zwingend einzuhalten.
1.1 Reaktionsfristen bei fehlerhaften Nachrichten
Empfangsbestätigung (Acknowledgement): Der Empfänger einer EDI-Nachricht (z. B. ORDERS, INVOIC) muss innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt eine APERAK-Nachricht generieren, sofern:
- Die Nachricht syntaktische Fehler (z. B. ungültige Feldformate, fehlende Pflichtfelder) aufweist.
- Die Nachricht semantische Fehler (z. B. widersprüchliche Daten, ungültige Referenzen) enthält.
- Die Nachricht nicht verarbeitbar ist (z. B. aufgrund fehlender Berechtigungen oder technischer Inkompatibilitäten).
Ausnahme: Bei offensichtlichen Übertragungsfehlern (z. B. korrupte Datei) ist eine sofortige Rückmeldung (innerhalb von 2 Stunden) erforderlich.
Korrektur und Neuübermittlung: Der ursprüngliche Sender hat nach Erhalt einer APERAK-Nachricht maximal 48 Stunden Zeit, um die fehlerhafte Nachricht zu korrigieren und erneut zu übermitteln. Diese Frist beginnt mit dem Eingang der APERAK-Nachricht beim Sender.
1.2 Fristen für manuelle Prüfungen
Falls eine Nachricht manuell geprüft werden muss (z. B. bei komplexen semantischen Fehlern), verlängert sich die Frist für die APERAK-Erstellung auf 48 Stunden. Der Empfänger muss den Sender jedoch innerhalb von 24 Stunden über die Verzögerung informieren (z. B. via APERAK mit Statuscode "PENDING").
2. Spezifische Vorgaben für APERAK-Inhalte
Die APERAK-Nachricht muss folgende Pflichtangaben enthalten, um die Fehlerbehebung zu ermöglichen:
| Feld | Beschreibung | Format/Beispiel |
|---|---|---|
| Nachrichtenreferenz | Eindeutige ID der fehlerhaften Nachricht (z. B. UNB-Referenznummer). | REF:ORD123456789 |
| Fehlercode | Standardisierter Code gemäß EDIFACT-Fehlerkatalog. | ERR:5 (Syntaxfehler), ERR:12 (Ungültige Referenz) |
| Fehlerbeschreibung | Präzise Angabe des Fehlers (inkl. betroffener Segmente/Datenfelder). | "Segment DTM (Datum/Zeit) fehlt in Position 5." |
| Status | Aktueller Bearbeitungsstatus der Nachricht. | REJECTED (abgelehnt), PENDING (in Prüfung), ACCEPTED (korrigiert angenommen) |
| Kontaktdaten | Ansprechpartner für Rückfragen (Name, E-Mail, Telefon). | "Support: support@beispiel.de, +49 123 456789" |
Anmerkung: APERAK-Nachrichten müssen im EDIFACT-Format (D.96A oder höher) übermittelt werden. Abweichungen führen zur automatischen Ablehnung.
3. Technische Vorgaben
3.1 Übertragungswege
- Primärer Kanal: AS2 (Applicability Statement 2) mit Verschlüsselung (TLS 1.2 oder höher) und digitale Signatur (X.509-Zertifikate).
- Fallback-Option: SFTP (Secure File Transfer Protocol) mit Passwortschutz und IP-Whitelisting.
- Manuelle Übermittlung (z. B. per E-Mail) ist nicht zulässig, es sei denn, dies wurde bilateral vereinbart und dokumentiert.
3.2 Zeitfenster für Übermittlungen
- Reguläre Geschäftszeiten: APERAK-Nachrichten müssen werktags zwischen 08:00 und 18:00 Uhr (MEZ/MESZ) übermittelt werden. Ausnahme: Bei kritischen Fehlern (z. B. Zahlungsabwicklung) gilt eine 24/7-Erreichbarkeit.
- Wochenenden/Feiertage: Fristen verlängern sich automatisch um 48 Stunden, sofern der Fehler nicht zeitkritisch ist.
3.3 Archivierungspflicht
- APERAK-Nachrichten müssen mindestens 10 Jahre revisionssicher archiviert werden (gemäß § 257 HGB und GoBD).
- Elektronische Aufbewahrung muss Integrität, Authentizität und Lesbarkeit gewährleisten (z. B. durch digitale Signaturen oder WORM-Speicher).
4. Sanktionen bei Nichteinhaltung
Die Missachtung der Fristen oder Vorgaben kann folgende Konsequenzen nach sich ziehen:
- Vertragsstrafen: Bis zu 1.000 € pro Verstoß, sofern im Rahmenvertrag vereinbart.
- Ausschluss vom EDI-Verfahren: Bei wiederholten Verstößen kann der Zugang zum elektronischen Datenaustausch vorübergehend oder dauerhaft gesperrt werden.
- Haftung für Folgeschäden: Verzögerungen durch nicht fristgerechte APERAK-Übermittlung können zu Schadensersatzforderungen führen (z. B. bei Lieferverzögerungen).
5. Besonderheiten und Ausnahmen
- Bilaterale Vereinbarungen: Abweichende Fristen können zwischen Geschäftspartnern vertraglich geregelt werden, sofern sie schriftlich dokumentiert und dem Handbuch als Anhang beigefügt sind.
- Technische Störungen: Bei nachweisbaren Systemausfällen (z. B. Server-Downtime) verlängern sich die Fristen um die Dauer der Störung. Der betroffene Partner muss den anderen unverzüglich informieren.
- Testumgebung: In der Sandbox-Umgebung gelten keine verbindlichen Fristen, jedoch wird eine Reaktionszeit von 72 Stunden empfohlen.
6. Weiterführende Informationen
- Fehlercodes: Eine vollständige Liste der APERAK-Fehlercodes findet sich in Anhang A des Handbuchs.
- Muster-APERAK: Ein Beispiel für eine korrekte APERAK-Nachricht ist in Anhang B hinterlegt.
- Support: Bei Fragen zur Umsetzung wenden Sie sich an die EDI-Koordinationsstelle (Kontakt: edi-support@beispiel.de).
Stand: 01.04.2025 – Änderungen vorbehalten. Die aktuelle Version des Handbuchs ist verbindlich.
Hinweis: Diese Informationen dienen der Orientierung. Im Zweifel gelten die vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Geschäftspartnern sowie die gesetzlichen Bestimmungen.