Einfluss obligatorischer und optionaler Datenfelder in der APERAK-Nachricht auf die prozessuale Risikoverteilung und Integration in Eskalationsmechanismen
1. Grundsätzliche Risikoverteilung zwischen Netzbetreibern und Lieferanten
Die APERAK-Nachricht (Application Error and Acknowledgement) dient der strukturierten Fehlerkommunikation in der Marktkommunikation nach GPKE (Geschäftsprozesse zur Kundenbelieferung mit Elektrizität) und GeLi Gas. Die Unterscheidung zwischen obligatorischen und optionalen Datenfeldern hat direkte Auswirkungen auf die Verantwortungszuweisung und Haftungsrisiken im Fehlerfall.
Obligatorische Felder (z. B. Dokumentendatum) sind verbindlich und müssen vom Sender übermittelt werden. Fehlt ein solches Feld, liegt ein formaler Fehler vor, der eine automatische Ablehnung der Nachricht zur Folge hat. Die Verantwortung für die korrekte Übermittlung liegt hier ausschließlich beim Sender (in der Regel der Lieferant).
- Risiko: Bei Nichtübermittlung oder fehlerhafter Angabe trägt der Sender die Konsequenzen (z. B. Verzögerungen, Nachbearbeitungskosten, Vertragsstrafen).
- Beispiel: Fehlt das Dokumentendatum, kann der Netzbetreiber die APERAK zurückweisen, was zu einer Unterbrechung des Prozesses führt.
Optionale Felder (z. B. DTM+137:303 für zusätzliche Zeitstempel) sind nicht verpflichtend, können aber zur Präzisierung der Fehlerbeschreibung genutzt werden. Ihre Nutzung liegt im Ermessen des Senders.
- Risiko: Fehlt ein optionales Feld, kann dies zu Unklarheiten in der Fehleranalyse führen, entbindet den Sender jedoch nicht von seiner Pflicht, die obligatorischen Daten korrekt zu übermitteln.
- Beispiel: Wird das optionale DTM+137-Segment nicht genutzt, muss der Netzbetreiber den Fehler anhand der verfügbaren Daten interpretieren, was zu längeren Bearbeitungszeiten oder Fehlinterpretationen führen kann.
2. Prozessuale Auswirkungen auf die Fehlerbehandlung
Die Unterscheidung zwischen obligatorischen und optionalen Feldern beeinflusst die Eskalationsstufen und Bearbeitungszeiten in der Marktkommunikation:
| Aspekt | Obligatorische Felder | Optionale Felder |
|---|---|---|
| Verantwortung | Liegt beim Sender (Lieferant/Netzbetreiber). | Kann zur Klärung genutzt werden, aber keine Pflicht. |
| Fehlererkennung | Automatische Ablehnung bei Fehlen/Mängeln. | Keine Ablehnung, aber mögliche Nachfragen. |
| Bearbeitungszeit | Sofortige Rückweisung, schnelle Eskalation. | Manuelle Prüfung erforderlich, längere Laufzeit. |
| Haftung | Sender haftet für Verzögerungen/Kosten. | Keine direkte Haftung, aber mögliche Nachteile. |
| Dokumentation | Muss im Fehlerprotokoll vermerkt werden. | Kann zur Nachvollziehbarkeit beitragen. |
Automatisierte Prüfung: Netzbetreiber setzen Validierungsregeln ein, die obligatorische Felder priorisiert prüfen. Fehlt ein solches Feld, wird die Nachricht sofort zurückgewiesen, was eine Eskalation auf technischer Ebene auslöst (z. B. Benachrichtigung des IT-Supports).
- Beispiel: Eine APERAK ohne Dokumentendatum wird vom System automatisch abgelehnt, bevor sie manuell geprüft wird.
Manuelle Nachbearbeitung: Optionale Felder werden nicht automatisiert validiert, sondern erst in der manuellen Fehleranalyse berücksichtigt. Dies kann zu Verzögerungen führen, wenn der Netzbetreiber zusätzliche Informationen anfordert.
- Beispiel: Fehlt das optionale DTM+137-Segment, muss der Netzbetreiber beim Lieferanten nachfragen, was zu mehrstufigen Kommunikationsschleifen führt.
3. Integration in Eskalationsmechanismen der Marktkommunikation
Die Logik der obligatorischen/optionalen Felder muss in die Eskalationsstufen der Marktkommunikation eingebettet werden, um effiziente Fehlerbehebung und klare Verantwortlichkeiten zu gewährleisten.
a) Eskalationsstufen nach Fehlerart
| Eskalationsstufe | Auslöser | Maßnahme |
|---|---|---|
| Stufe 1: Technische Validierung | Fehlende/fehlerhafte obligatorische Felder. | Automatische Rückweisung mit Fehlercode (z. B. "Mandatory field missing"). |
| Stufe 2: Fachliche Prüfung | Optionale Felder fehlen oder sind unklar. | Manuelle Anfrage beim Sender mit Fristsetzung (z. B. 2 Werktage). |
| Stufe 3: Prozessuale Eskalation | Keine Reaktion auf Stufe 2 oder wiederholte Fehler. | Einbindung der Marktgebietsverantwortlichen (z. B. BDEW, DVGW). |
| Stufe 4: Vertragliche Konsequenzen | Systematische Fehler oder Nichteinhaltung. | Mahnung, Vertragsstrafen, Schlichtungsverfahren. |
b) Praktische Umsetzung in der APERAK-Verarbeitung
Automatisierte Vorprüfung (Stufe 1):
- Das EDI-System des Netzbetreibers prüft zunächst alle obligatorischen Felder.
- Bei Fehlern wird eine automatische APERAK-Ablehnung mit spezifischem Fehlercode generiert (z. B. "Segment FTX+Z02: Dokumentendatum fehlt").
- Der Lieferant erhält eine sofortige Benachrichtigung und muss die Nachricht korrigieren.
Manuelle Nachbearbeitung (Stufe 2):
- Fehlen optionale Felder, die für die Fehleranalyse relevant sind (z. B. DTM+137), kann der Netzbetreiber eine manuelle Anfrage stellen.
- Hierfür wird eine standardisierte Nachfrage-APERAK mit Fristsetzung versendet.
- Reagiert der Lieferant nicht, wird die nächste Eskalationsstufe ausgelöst.
Prozessuale Eskalation (Stufe 3):
- Bei wiederholten Fehlern oder Nichtbeantwortung wird der Fall an die Marktgebietsverantwortlichen (z. B. BDEW für Strom, DVGW für Gas) gemeldet.
- Diese können verbindliche Klärungsverfahren einleiten oder Vertragsstrafen androhen.
Vertragliche Konsequenzen (Stufe 4):
- Bei systematischen Verstößen (z. B. häufige Fehlermeldungen aufgrund fehlender obligatorischer Felder) können Vertragsstrafen oder Kündigungen folgen.
- In schweren Fällen wird ein Schlichtungsverfahren eingeleitet.
4. Empfehlungen für eine risikooptimierte Handhabung
Um die prozessuale Risikoverteilung zu optimieren, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:
Klare Dokumentation der Feldanforderungen:
- Netzbetreiber sollten in ihren technischen Richtlinien (z. B. GPKE/GeLi Gas) explizit aufführen, welche Felder obligatorisch sind und welche optional.
- Beispiel:
"Das Segment FTX+Z02 muss das Dokumentendatum enthalten. Das optionale Segment DTM+137 kann zur Präzisierung genutzt werden, ist aber nicht verpflichtend."
Automatisierte Validierung mit Eskalationspfaden:
- EDI-Systeme sollten mehrstufige Validierungsregeln implementieren, die zwischen obligatorischen und optionalen Fehlern unterscheiden.
- Beispiel:
- Stufe 1: Automatische Ablehnung bei fehlendem Dokumentendatum.
- Stufe 2: Manuelle Prüfung bei fehlendem DTM+137 mit Fristsetzung.
Schulung der Marktteilnehmer:
- Lieferanten und Netzbetreiber sollten regelmäßig in der korrekten Nutzung der APERAK geschult werden, insbesondere hinsichtlich der Risiken fehlender obligatorischer Felder.
Monitoring und Reporting:
- Netzbetreiber sollten Fehlerstatistiken führen, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren und proaktiv zu lösen.
- Beispiel: Wenn ein Lieferant häufig APERAK-Nachrichten mit fehlendem Dokumentendatum sendet, kann eine individuelle Beratung angeboten werden.
5. Fazit
Die Unterscheidung zwischen obligatorischen und optionalen Datenfeldern in der APERAK-Nachricht hat direkte Auswirkungen auf die Risikoverteilung zwischen Netzbetreibern und Lieferanten:
- Obligatorische Felder definieren klare Verantwortlichkeiten und ermöglichen automatisierte Fehlererkennung.
- Optionale Felder bieten Flexibilität, bergen aber das Risiko von Verzögerungen und manuellen Nachbearbeitungen.
Durch eine strukturierte Integration in Eskalationsmechanismen – von der automatisierten Validierung bis hin zu vertraglichen Konsequenzen – lässt sich die Prozesssicherheit erhöhen und die Haftungsrisiken für beide Seiten minimieren. Eine klare Dokumentation, automatisierte Prüfroutinen und regelmäßige Schulungen sind dabei entscheidend.