APERAK-Prozesse im Arbeitsalltag: Praktische Umsetzung 2025

Umsetzung der APERAK-Prozesse im täglichen Arbeitsablauf Informationen zur praktischen Anwendung gemäß APERAK Anwendungshandbuch (Version 1.0, Stand: 01.04.2025)

1. Grundlagen und Vorbereitung

Das APERAK-Verfahren (Application Error and Acknowledgement) dient der standardisierten Übermittlung von Empfangsbestätigungen, Fehlermeldungen und Korrekturanforderungen in elektronischen Geschäftsprozessen (z. B. EDI). Die Umsetzung erfordert eine strukturierte Vorbereitung:

1.1 Systemvoraussetzungen prüfen

• Technische Infrastruktur: Stellen Sie sicher, dass Ihre EDI-Software (z. B. SAP IDoc, IBM Sterling, MuleSoft) die APERAK-Nachrichten (UN/EDIFACT: APERAK, ANSI X12: 997) unterstützt. Prüfen Sie die Kompatibilität mit den im Handbuch definierten Segmenten (z. B. UNH, BGM, ERC, FTX).
• Datenformate: APERAK-Nachrichten folgen spezifischen Syntaxregeln (z. B. Trennzeichen, Zeichensatz). Verifizieren Sie, ob Ihr System die im Handbuch (S. 6) genannten Trennzeichen (z. B. + für Datenelemente, : für Komponenten) korrekt verarbeitet.
• Berechtigungen: Klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung, ob Sie Zugriff auf die EDI-Monitoring-Tools (z. B. SAP Transaction WE02 für IDocs) und die Protokolldateien haben.

1.2 Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

• Empfänger von APERAK-Nachrichten: Weisen Sie einem Teammitglied die Aufgabe zu, eingehende APERAK-Nachrichten zu prüfen (z. B. täglich um 09:00 Uhr). Nutzen Sie hierfür die im Handbuch beschriebenen Statuscodes (z. B. ERC+1 = "Nachricht akzeptiert", ERC+2 = "Fehlerhaft").
• Sender von APERAK-Nachrichten: Legen Sie fest, wer bei Fehlern in eingehenden Nachrichten (z. B. falsche Bestellnummer) eine APERAK-Nachricht generiert. Automatisieren Sie diesen Prozess, falls möglich (z. B. durch Regeln in Ihrer EDI-Software).

2. Tägliche Umsetzung der APERAK-Prozesse

2.1 Empfang und Verarbeitung eingehender APERAK-Nachrichten

• Schritt 1: Nachricht identifizieren APERAK-Nachrichten erkennen Sie am Nachrichtentyp (APERAK im UN/EDIFACT-Header UNH+1+APERAK:D:96A:UN). Prüfen Sie im Monitoring-Tool, ob die Nachricht korrekt empfangen wurde (z. B. Status "53" in SAP IDoc = "Fehlerhaft").
• Schritt 2: Inhalt analysieren
  • Segment BGM (Beginning of Message): Enthält die Referenznummer der ursprünglichen Nachricht (z. B. BGM+380+123456789). Vergleichen Sie diese mit Ihren internen Daten (z. B. Bestellnummer).
  • Segment ERC (Error Code): Der Code gibt Auskunft über den Status:

    Code	Bedeutung	Handlung
    ERC+1	Nachricht akzeptiert	Keine weitere Aktion nötig.
    ERC+2	Syntaxfehler	Prüfen Sie die im Segment FTX (Freitext) beschriebene Fehlermeldung.
    ERC+3	Inhaltlicher Fehler	Korrigieren Sie die Daten und senden Sie die Nachricht erneut.

  • Segment FTX (Free Text): Enthält detaillierte Fehlermeldungen (z. B. FTX+AAI+++Ungültige Artikelnummer: 99999). Nutzen Sie diese zur Fehlerbehebung.
• Schritt 3: Fehler beheben
  • Bei Syntaxfehlern (z. B. falsche Trennzeichen): Passen Sie die Nachricht manuell an oder konfigurieren Sie Ihr EDI-System neu.
  • Bei inhaltlichen Fehlern (z. B. falsche Lieferadresse): Korrigieren Sie die Daten in Ihrem ERP-System (z. B. SAP) und senden Sie die Nachricht erneut.

2.2 Versand von APERAK-Nachrichten bei Fehlern

• Schritt 1: Fehler erkennen Prüfen Sie eingehende Nachrichten (z. B. Bestellungen ORDERS, Lieferavise DESADV) auf Fehler:
  • Formale Fehler: Falsche Segmentreihenfolge, fehlende Pflichtfelder.
  • Logische Fehler: Ungültige Artikelnummern, falsche Mengenangaben.
• Schritt 2: APERAK-Nachricht erstellen Nutzen Sie Ihre EDI-Software oder ein Mapping-Tool (z. B. SAP EDI-Mapper), um eine APERAK-Nachricht zu generieren. Folgende Segmente sind obligatorisch:
  • UNH+1+APERAK:D:96A:UN (Nachrichtenheader)
  • BGM+380+[Referenznummer der ursprünglichen Nachricht]
  • ERC+2 (bei Fehlern) oder ERC+3 (bei inhaltlichen Fehlern)
  • FTX+AAI+++[Fehlerbeschreibung] (z. B. FTX+AAI+++Fehlende Lieferadresse)
• Schritt 3: Nachricht versenden Senden Sie die APERAK-Nachricht an den ursprünglichen Absender. Dokumentieren Sie den Vorgang in Ihrem Ticket-System (z. B. Jira, SAP Solution Manager).

2.3 Automatisierung und Monitoring

• Regelbasierte Verarbeitung: Richten Sie in Ihrer EDI-Software Automatismen ein, um APERAK-Nachrichten bei bestimmten Fehlern (z. B. ERC+2) direkt an die zuständige Abteilung weiterzuleiten.
• Tägliche Kontrollen:
  • Prüfen Sie morgens das EDI-Monitoring auf offene APERAK-Nachrichten.
  • Nutzen Sie Filterfunktionen, um Nachrichten mit ERC+2 oder ERC+3 priorisiert zu bearbeiten.
• Protokollierung: Führen Sie ein Fehlerlog (z. B. Excel, SharePoint), um wiederkehrende Probleme zu identifizieren und mit Partnern zu klären.

3. Typische Fehler und Lösungsansätze

4. Dokumentation und Compliance

• Nachweispflicht: Archivieren Sie APERAK-Nachrichten gemäß den Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre für steuerrelevante Daten). Nutzen Sie hierfür Ihr DMS (Dokumentenmanagement-System).
• Schulungen: Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig in der Fehleranalyse und der Nutzung der EDI-Tools. Nutzen Sie hierfür die Beispiele im Handbuch (S. 6 ff.).
• Partnerkommunikation: Klären Sie mit Ihren Geschäftspartnern Standardprozesse für APERAK-Nachrichten (z. B. maximale Bearbeitungszeit für Korrekturen).

5. Weiterführende Ressourcen

• Handbuch: APERAK Anwendungshandbuch (Version 1.0, S. 6–63)
• Tools:
  • EDI-Viewer: EDI Notepad
  • SAP IDoc-Dokumentation: SAP Help Portal
• Normen:
  • UN/EDIFACT: UNECE Standards
  • ANSI X12: ASC X12 Standards

Hinweis: Bei technischen Fragen wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder den EDI-Support Ihres Softwareanbieters. Für rechtliche Aspekte konsultieren Sie die Compliance-Abteilung.