EDIFACT-Fehler: Manuelle Kommunikation & Compliance-Risiken

Auswirkungen manueller Kommunikation bei EDIFACT-Fehlern auf die Geschäftslogik und Compliance in der Energiewirtschaft

1. Veränderung der Geschäftslogik in der Marktkommunikation

Die Notwendigkeit, bei Syntax- oder Inhaltsfehlern in EDIFACT-Dateien auf manuelle Kommunikation (z. B. E-Mail, Telefon, Fax) auszuweichen, durchbricht den automatisierten Datenfluss und führt zu strukturellen Veränderungen in der Geschäftslogik der Marktkommunikation:

• Unterbrechung der End-to-End-Automatisierung EDIFACT ist als standardisiertes, maschinenlesbares Format konzipiert, um den Datenaustausch zwischen Marktpartnern (z. B. Netzbetreibern, Lieferanten, Bilanzkreisverantwortlichen) ohne manuelle Eingriffe zu ermöglichen. Fehlerhafte Dateien erfordern jedoch eine manuelle Nachbearbeitung, was zu Verzögerungen führt. Dies betrifft insbesondere zeitkritische Prozesse wie:

  • Wechselprozesse (z. B. Lieferantenwechsel nach § 20a EnWG),
  • Bilanzkreisabrechnung (gemäß MaBiS),
  • Stammdatenaktualisierungen (z. B. Zählpunktdaten nach GPKE). Die manuelle Klärung verlängert die Durchlaufzeiten und erhöht das Risiko von Fristüberschreitungen.

• Erhöhte Komplexität in der Fehlerbehandlung Während automatisierte Systeme Fehlercodes (z. B. CONTR-Meldungen) direkt verarbeiten können, erfordert die manuelle Kommunikation eine zusätzliche Eskalationslogik:

  • Priorisierung von Fehlern (z. B. kritische Syntaxfehler vs. optionale Inhaltsfehler),
  • Dokumentation der Korrespondenz (z. B. für Audit-Zwecke),
  • Koordination zwischen IT, Fachabteilungen und externen Partnern. Dies führt zu einer Fragmentierung der Prozesse und erhöht den administrativen Aufwand.

• Abhängigkeit von menschlicher Interaktion Automatisierte Systeme arbeiten nach festen Regeln, während manuelle Kommunikation subjektiv und fehleranfällig ist. Beispiel:

  • Interpretationsspielräume bei Fehlermeldungen (z. B. unklare CONTR-Hinweise),
  • Medienbrüche (z. B. wenn Korrekturen per E-Mail erfolgen, aber nicht in das EDI-System zurückfließen),
  • Sprachbarrieren im internationalen Datenaustausch (z. B. bei grenzüberschreitenden Lieferungen). Dies kann zu Inkonsistenzen zwischen den Systemen der Marktpartner führen.

2. Prozessuale Risiken für die Automatisierung

Die manuelle Fehlerbehandlung untergräbt die Effizienzgewinne der Automatisierung und birgt folgende Risiken:

• Verzögerte Prozessabwicklung Zeitkritische Vorgänge (z. B. die 48-Stunden-Frist für Lieferantenwechsel nach § 20a EnWG) können durch manuelle Klärungen nicht eingehalten werden. Dies führt zu:

  • Vertragsstrafen (z. B. bei Nichteinhaltung von SLAs),
  • Operativen Engpässen (z. B. verzögerte Rechnungsstellung oder Bilanzkreisabrechnung),
  • Kundenunzufriedenheit (z. B. bei verspäteten Wechselbestätigungen).

• Dateninkonsistenzen und Doppelarbeit Wenn Korrekturen nicht direkt in die EDIFACT-Datei einfließen, sondern separat kommuniziert werden, entstehen parallele Datenbestände:

  • Beispiel: Ein Netzbetreiber korrigiert einen Zählpunktfehler per E-Mail, während das Lieferantensystem weiterhin die fehlerhafte Version verarbeitet. Dies führt zu Nachbearbeitungsaufwand und erhöht das Risiko von Abrechnungsfehlern.

• Skalierbarkeitsprobleme Mit zunehmender Anzahl an Marktpartnern und Transaktionen steigt der Aufwand für manuelle Klärungen exponentiell. Automatisierte Systeme sind darauf ausgelegt, hohe Volumina zu verarbeiten – manuelle Prozesse hingegen nicht. Dies kann zu Bottlenecks führen, insbesondere in:

  • Massenprozessen (z. B. monatliche Ablesedaten),
  • Sonderfällen (z. B. Ad-hoc-Korrekturen bei Netzengpässen).

3. Regulatorische und Compliance-Risiken

Die Energiewirtschaft unterliegt strengen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben. Manuelle Kommunikation bei EDIFACT-Fehlern kann folgende Compliance-Risiken auslösen:

• Verstoß gegen formale Vorgaben der Marktkommunikation Die Marktregeln für die Durchführung der Bilanzkreisabrechnung Strom (MaBiS) und die Geschäftsprozesse zur Kundenbelieferung mit Elektrizität (GPKE) sehen vor, dass der Datenaustausch vollständig elektronisch und standardisiert erfolgt. Manuelle Ausnahmen sind nur in eng definierten Fällen zulässig (z. B. bei Systemausfällen). Eine systematische Umgehung der EDIFACT-Kommunikation kann daher als Verstoß gegen die Marktregeln gewertet werden, mit folgenden Konsequenzen:

  • Bußgelder durch die Bundesnetzagentur (BNetzA) gemäß § 95 EnWG,
  • Ausschluss von Marktprozessen (z. B. wenn ein Lieferant wiederholt manuelle Korrekturen verlangt),
  • Reputationsschäden (z. B. bei öffentlichen Beanstandungen).

• Beweissicherungsprobleme in Streitfällen Automatisierte EDIFACT-Transaktionen sind revisionssicher dokumentiert (z. B. durch Zeitstempel, digitale Signaturen, Protokolldateien). Manuelle Kommunikation hingegen unterliegt höheren Beweisanforderungen:

  • E-Mails oder Telefonate sind schwerer nachweisbar als EDI-Logs,
  • Fehlende Audit-Trails können bei Streitigkeiten (z. B. über Lieferantenwechsel oder Abrechnungsfehler) zu Lasten des Verursachers gehen,
  • Haftungsrisiken bei falscher oder unvollständiger manueller Korrektur.

• Datenschutzrechtliche Risiken (DSGVO) Bei manueller Kommunikation werden oft personenbezogene Daten (z. B. Kundennamen, Zählpunktnummern) per E-Mail oder Telefon ausgetauscht. Dies birgt Risiken:

  • Unbefugter Zugriff (z. B. bei unverschlüsselten E-Mails),
  • Verlust der Datenhoheit (z. B. wenn Korrekturen in privaten Postfächern gespeichert werden),
  • Verstöße gegen Art. 32 DSGVO (mangelnde technische und organisatorische Maßnahmen). Die BNetzA und der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) können bei Verstößen Geldbußen verhängen.

4. Lösungsansätze zur Risikominimierung

Um die genannten Risiken zu reduzieren, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:

Fazit

Die Notwendigkeit, bei EDIFACT-Fehlern auf manuelle Kommunikation auszuweichen, hat tiefgreifende Auswirkungen auf die Geschäftslogik der Marktkommunikation in der Energiewirtschaft. Sie führt zu:

• Prozessverzögerungen und erhöhtem Aufwand,
• Compliance-Risiken durch Verstöße gegen Marktregeln und Datenschutz,
• operativen Ineffizienzen durch Medienbrüche und Dateninkonsistenzen.

Eine konsequente Automatisierung der Fehlerbehandlung, kombiniert mit klaren Prozessvorgaben und regulatorischer Absicherung, ist daher essenziell, um die Vorteile der digitalen Marktkommunikation zu erhalten und Risiken zu minimieren. Marktpartner sollten prüfen, inwieweit ihre Systeme robustere Validierungsmechanismen und automatisierte Rückmeldeprozesse unterstützen, um manuelle Eingriffe auf ein Minimum zu reduzieren.