Sicherstellung der korrekten Datenübermittlung trotz Syntaxfehlermeldung (CONTRL)
Nach Erhalt einer Syntaxfehlermeldung (CONTRL) im Rahmen des elektronischen Datenaustauschs (z. B. EDIFACT, X12) ist zunächst davon auszugehen, dass die übermittelte Datei vom Empfängersystem nicht fehlerfrei verarbeitet werden konnte. Dennoch besteht die Möglichkeit, dass die Daten trotz der Fehlermeldung beim Empfänger angekommen sind – etwa wenn der Fehler erst in einer späteren Verarbeitungsstufe auftrat oder nur Teilbereiche der Datei betraf.
Um sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle korrekt verarbeitet werden, sollten folgende Maßnahmen ergriffen werden:
1. Analyse der Syntaxfehlermeldung (CONTRL)
Die CONTRL-Nachricht enthält detaillierte Informationen zum aufgetretenen Fehler, darunter:
- Fehlercode (z. B. EDIFACT-Syntaxfehler, ungültiges Segment, fehlende Pflichtfelder)
- Position des Fehlers (Segmentnummer, Datenelement)
- Schweregrad (z. B. fatal, warning, informational)
Handlungsempfehlung:
- Prüfen Sie, ob der Fehler kritisch (z. B. fehlende Pflichtsegmente wie UNB/UNZ) oder nicht kritisch (z. B. optionale Felder) ist.
- Falls der Fehler nur Teilbereiche der Datei betrifft, könnten andere Datensätze dennoch verarbeitet worden sein.
- Nutzen Sie EDI-Validierungstools (z. B. EDI-Validator, spezifische Parser), um die Datei vor dem erneuten Versand zu prüfen.
2. Rücksprache mit dem Empfänger (manuelle Klärung)
Da die CONTRL-Meldung nur eine technische Rückmeldung darstellt, sollte der Absender direkt mit dem Empfänger klären:
- Wurde die Datei vollständig abgelehnt? (z. B. bei schweren Syntaxfehlern)
- Wurden Teile der Datei verarbeitet? (z. B. bei Fehlern in optionalen Segmenten)
- Gibt es eine manuelle Nachbearbeitung? (z. B. Korrektur durch den Empfänger)
Empfohlene Vorgehensweise:
- Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon mit dem zuständigen EDI-Ansprechpartner des Empfängers.
- Bereitstellung der fehlerhaften Datei (falls erforderlich) zur manuellen Prüfung.
- Klärung, ob eine erneute Übermittlung notwendig ist oder ob der Empfänger die Daten korrigieren kann.
3. Korrektur und erneute Übermittlung der Daten
Falls der Fehler kritisch war und die Datei nicht verarbeitet wurde, muss eine korrigierte Version übermittelt werden:
- Fehlerbehebung gemäß der CONTRL-Meldung (z. B. Ergänzung fehlender Segmente, Korrektur von Formatfehlern).
- Testlauf mit einem EDI-Validator, um sicherzustellen, dass die Datei nun fehlerfrei ist.
- Neuer Versand mit einer eindeutigen Referenz (z. B. geänderte UNH-Referenznummer), um Verwechslungen zu vermeiden.
Wichtig:
- Vermeiden Sie mehrfache Übermittlungen derselben Daten, da dies zu Duplikaten führen kann.
- Nutzen Sie Protokollierungsmechanismen (z. B. Log-Dateien, EDI-Monitoring), um den Status der Übermittlung nachzuverfolgen.
4. Automatisierte Lösungen zur Fehlervermeidung
Um zukünftige Syntaxfehler zu minimieren, können folgende Maßnahmen implementiert werden:
- EDI-Mapping-Tools (z. B. SAP IDoc, IBM Sterling B2B Integrator), die vor dem Versand eine automatische Syntaxprüfung durchführen.
- Vorab-Validierung durch den Empfänger (z. B. Testumgebung für neue Nachrichtenformate).
- Regelmäßige Updates der EDI-Spezifikationen, um Änderungen in den Standards (z. B. EDIFACT, ANSI X12) zu berücksichtigen.
5. Dokumentation und Nachverfolgung
- Protokollieren Sie alle Schritte (Fehleranalyse, Korrekturmaßnahmen, Kommunikation mit dem Empfänger).
- Nutzen Sie EDI-Monitoring-Systeme, um den Status von Übermittlungen in Echtzeit zu überwachen.
- Führen Sie eine Fehlerstatistik, um wiederkehrende Probleme zu identifizieren und langfristig zu beheben.
Fazit
Eine Syntaxfehlermeldung (CONTRL) bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Daten vollständig verloren sind. Durch eine systematische Fehleranalyse, Rücksprache mit dem Empfänger und korrekte Nachbearbeitung kann sichergestellt werden, dass die Geschäftsvorfälle dennoch verarbeitet werden. Automatisierte Prüfmechanismen und klare Kommunikationsprozesse helfen, zukünftige Fehler zu vermeiden.
Empfehlung:
- Bei kritischen Fehlern (z. B. fehlende Pflichtsegmente) immer eine neue, korrigierte Datei übermitteln.
- Bei nicht kritischen Fehlern (z. B. optionale Felder) mit dem Empfänger klären, ob eine manuelle Korrektur möglich ist.
- EDI-Prozesse regelmäßig überprüfen, um die Datenqualität langfristig zu sichern.