Willi Mako
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Elektronischer Datenaustausch: Parameter für sichere Kommunikation

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Vereinbarung einheitlicher Kommunikationsparameter für den elektronischen Datenaustausch

Um einen sicheren, effizienten und rechtssicheren elektronischen Datenaustausch zwischen beteiligten Parteien zu gewährleisten, ist die vorherige Abstimmung technischer und organisatorischer Parameter unerlässlich. Die folgenden Schritte und Maßnahmen helfen, eine verbindliche Grundlage für die Kommunikation zu schaffen.

1. Festlegung des Kommunikationswegs

Die Wahl des Übertragungsverfahrens hängt von den Anforderungen an Sicherheit, Geschwindigkeit und Kompatibilität ab. Mögliche Optionen sind:

  • E-Mail mit Verschlüsselung (z. B. S/MIME, PGP): Geeignet für kleinere Datenmengen mit mittlerem Sicherheitsbedarf. Erfordert die vorherige Austausch von Zertifikaten.
  • Spezialisierte Protokolle (z. B. AS2, OFTP2, SFTP): Industriestandards für den Austausch strukturierter Daten (z. B. EDI-Nachrichten). Bieten hohe Sicherheit durch Verschlüsselung und Authentifizierung.
  • Webservices/APIs (z. B. REST, SOAP): Für Echtzeit-Kommunikation zwischen Systemen. Setzt klare Schnittstellendefinitionen voraus.
  • Dedizierte Plattformen (z. B. Peppol, XRechnung): Standardisierte Netzwerke für den Austausch von Rechnungen oder behördlichen Dokumenten.

Empfehlung:

  • Dokumentieren Sie den gewählten Weg in einer technischen Vereinbarung (z. B. als Anhang zum Vertrag).
  • Prüfen Sie, ob branchenspezifische Standards (z. B. EDIFACT, ZUGFeRD) vorgegeben sind.

2. Abstimmung der Adressen und Identifikatoren

Jede Partei benötigt eindeutige Adressen für den Empfang von Daten. Hierzu zählen:

  • E-Mail-Adressen oder Server-Adressen: Bei E-Mail: Nutzung von Postfächern mit hoher Verfügbarkeit (z. B. edifact@unternehmen.de). Bei Protokollen wie AS2: Angabe der AS2-ID und des Ziel-URLs.
  • Elektronische Identifikatoren (z. B. GLN, Peppol-ID, USt-ID): Für die eindeutige Zuordnung von Unternehmen in Netzwerken (z. B. Global Location Number für EDI).
  • Test- und Produktionsumgebungen: Klare Trennung zwischen Test- und Live-Adressen, um Fehlleitungen zu vermeiden.

Empfehlung:

  • Erstellen Sie eine Adressliste mit allen relevanten Kontaktdaten und aktualisieren Sie diese regelmäßig.
  • Nutzen Sie Testläufe, um die Erreichbarkeit zu prüfen (z. B. durch den Austausch von Dummy-Nachrichten).

3. Vereinbarung von Signatur- und Verschlüsselungsstandards

Elektronische Signaturen und Verschlüsselung sind essenziell für die Integrität und Vertraulichkeit der Daten.

  • Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Erforderlich für rechtlich verbindliche Dokumente (z. B. Verträge, Rechnungen). In der EU durch die eIDAS-Verordnung geregelt.
  • Fortgeschrittene Signatur (FES): Für interne Prozesse mit geringerem Rechtsrisiko.
  • Verschlüsselung:
    • Transportverschlüsselung (z. B. TLS für E-Mails, HTTPS für APIs).
    • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (z. B. PGP, S/MIME) für sensible Inhalte.

Empfehlung:

  • Legen Sie fest, ob Signaturen mandatorisch sind (z. B. für Rechnungen) oder optional.
  • Tauschen Sie Zertifikate vorab aus und prüfen Sie deren Gültigkeit (z. B. über eine Zertifizierungsstelle wie D-Trust oder SwissSign).
  • Dokumentieren Sie die verwendeten Algorithmen (z. B. RSA-2048, SHA-256).

4. Definition von Metadaten und Nachrichtenformaten

Damit Daten korrekt verarbeitet werden können, müssen Struktur und Inhalt der Nachrichten standardisiert sein:

  • Nachrichtenformate:
    • Strukturierte Formate (z. B. XML, JSON, EDIFACT) für automatisierte Verarbeitung.
    • Hybride Formate (z. B. ZUGFeRD für Rechnungen: PDF mit eingebettetem XML).
  • Metadaten:
    • Absender/Empfänger (z. B. über GLN oder USt-ID).
    • Nachrichten-ID zur eindeutigen Referenzierung.
    • Zeitstempel für die Nachvollziehbarkeit.
  • Zeichensätze und Kodierung: Vereinbarung von UTF-8 oder ISO-8859-1, um Umlaut-Probleme zu vermeiden.

Empfehlung:

  • Nutzen Sie Schemata (z. B. XSD für XML) zur Validierung der Nachrichten.
  • Erstellen Sie eine Nachrichtenbeschreibung mit Beispielen für alle relevanten Dokumenttypen.

5. Erstellung einer verbindlichen Vereinbarung

Alle Parameter sollten in einer schriftlichen Vereinbarung festgehalten werden, z. B. in einem:

  • Technischen Anhang zum Hauptvertrag (z. B. "Anhang: Elektronischer Datenaustausch").
  • Separaten EDI-Vertrag (bei umfangreichen Austauschbeziehungen).
  • Betriebsvereinbarung (für interne Prozesse).

Mindestinhalte der Vereinbarung:

  1. Kommunikationsweg und Protokoll (z. B. "AS2 mit TLS 1.2").
  2. Adressen und Identifikatoren (inkl. Testumgebungen).
  3. Signatur- und Verschlüsselungsanforderungen.
  4. Nachrichtenformate und Metadaten.
  5. Verantwortlichkeiten (z. B. Ansprechpartner für Störungen).
  6. Laufzeit und Kündigungsfristen.
  7. Haftungsregelungen (z. B. bei Datenverlust).

Empfehlung:

  • Lassen Sie die Vereinbarung rechtlich prüfen, insbesondere bei grenzüberschreitendem Datenaustausch (z. B. DSGVO-Konformität).
  • Vereinbaren Sie ein Änderungsmanagement, um Anpassungen (z. B. bei Zertifikatswechsel) zu regeln.

6. Testphase und Go-Live

Vor dem produktiven Einsatz sollten die Parameter in einer Testumgebung validiert werden:

  • Funktionale Tests: Überprüfung der Nachrichtenverarbeitung (z. B. korrekte Signaturprüfung, Formatvalidierung).
  • Lasttests: Simulation hoher Datenvolumina, um Engpässe zu identifizieren.
  • Fehlerbehandlung: Definition von Eskalationswegen bei Störungen (z. B. "Bei Fehlern innerhalb von 2 Stunden reagieren").

Empfehlung:

  • Dokumentieren Sie die Testergebnisse und lassen Sie diese von beiden Parteien gegenzeichnen.
  • Führen Sie ein Protokoll über alle Testläufe.

7. Laufende Pflege und Monitoring

  • Regelmäßige Überprüfung: Aktualisierung der Zertifikate, Adressen und Protokolle (z. B. jährlich).
  • Monitoring: Automatisierte Überwachung der Nachrichtenflüsse (z. B. über Logs oder spezielle Tools wie EDI-Monitor).
  • Schulungen: Einweisung der Mitarbeiter in die vereinbarten Prozesse.

Zusammenfassung der Schritte

Schritt Maßnahme
1. Kommunikationsweg festlegen (z. B. AS2, E-Mail).
2. Adressen und Identifikatoren abstimmen (z. B. GLN, AS2-ID).
3. Signatur- und Verschlüsselungsstandards definieren.
4. Nachrichtenformate und Metadaten vereinbaren.
5. Technische Vereinbarung erstellen und unterzeichnen.
6. Testphase durchführen und dokumentieren.
7. Produktiven Betrieb starten und überwachen.

Rechtliche Hinweise

  • Bei grenzüberschreitendem Datenaustausch sind DSGVO und ggf. branchenspezifische Vorschriften (z. B. HIPAA für Gesundheitsdaten) zu beachten.
  • Elektronische Rechnungen müssen in der EU den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen.
  • Die Vereinbarung sollte eine Haftungsklausel für den Fall von Datenverlust oder -manipulation enthalten.

Durch die systematische Abstimmung dieser Parameter minimieren beteiligte Parteien Risiken wie Datenverlust, Compliance-Verstöße oder technische Inkompatibilitäten. Eine klare Dokumentation und regelmäßige Überprüfung sichern die langfristige Funktionsfähigkeit des Datenaustauschs.

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