Einfluss fehlender Geschäftsvorfallnummern auf Prozesssicherheit und Fehleranfälligkeit in der Abrechnungskette
1. Auswirkungen auf die Prozesssicherheit
Die fehlende eindeutige Identifikation von Geschäftsvorfällen durch Nummern erhöht das Risiko von Prozesslücken, Doppelbuchungen und Nachverfolgungsproblemen in der Abrechnungskette. Ohne eine konsistente Referenznummer können folgende Probleme auftreten:
- Verlust der Rückverfolgbarkeit: Ohne eindeutige Kennung ist es schwierig, einzelne Transaktionen über verschiedene Systeme (z. B. Buchhaltung, Fakturierung, Zahlungsabwicklung) hinweg zu verfolgen. Dies erschwert die Fehleranalyse und verlängert die Bearbeitungszeiten bei Reklamationen.
- Erhöhte Fehlerquote: Manuelle Zuordnungen oder systemseitige Abgleiche basieren häufig auf unscharfen Kriterien (z. B. Betrag, Datum, Kunde), was zu Verwechslungen führen kann – insbesondere bei ähnlichen oder wiederkehrenden Geschäftsvorfällen.
- Dateninkonsistenzen: Fehlende Nummern begünstigen Abweichungen zwischen verschiedenen Systemen (z. B. ERP, CRM, Bankenschnittstellen), da keine gemeinsame Referenz für die Synchronisation existiert.
- Compliance-Risiken: Bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder Wirtschaftsprüfer kann die fehlende Nachvollziehbarkeit zu Beanstandungen führen, insbesondere wenn regulatorische Vorgaben (z. B. GoBD, DSGVO, MaRisk) eine lückenlose Dokumentation verlangen.
2. Operative und regulatorische Kompensationsmechanismen
Um die Lücke fehlender Geschäftsvorfallnummern zu schließen, können folgende Maßnahmen ergriffen werden:
A. Technische Lösungen
- Automatisierte Nummernvergabe: Einführung eines zentralen Systems (z. B. ERP-Modul), das bei Anlage eines Geschäftsvorfalls automatisch eine eindeutige ID generiert. Diese sollte systemübergreifend (z. B. in Rechnungen, Zahlungsavisen, Buchungsbelegen) referenziert werden.
- Hash-Werte oder digitale Fingerabdrücke: Bei Vorfällen, die keine klassische Nummer erhalten (z. B. manuelle Korrekturen), können kryptografische Hashes (z. B. SHA-256) aus Metadaten (Datum, Betrag, Partner) gebildet werden, um eine quasi-eindeutige Identifikation zu ermöglichen.
- Datenbankindizes und Referenztabellen: Nutzung von relationalen Datenbanken, die über Fremdschlüssel Beziehungen zwischen Vorfällen herstellen – auch ohne explizite Nummer.
B. Prozessuale Maßnahmen
- Standardisierte Dokumentation: Festlegung verbindlicher Regeln für die manuelle Erfassung von Vorfällen (z. B. Pflichtfelder wie "Referenztext" oder "interne Notiz"), um die Nachverfolgbarkeit zu verbessern.
- Vier-Augen-Prinzip: Kritische Vorfälle (z. B. Stornierungen, Gutschriften) sollten durch eine zweite Person geprüft und mit einer internen Kontrollnummer versehen werden.
- Regelmäßige Datenabgleiche: Automatisierte Plausibilitätsprüfungen zwischen Systemen (z. B. Abgleich von Rechnungs- und Zahlungsdaten) können Inkonsistenzen frühzeitig aufdecken.
C. Regulatorische Vorgaben und Rahmenwerke
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen): Verlangen eine eindeutige und unveränderliche Identifikation von Geschäftsvorfällen. Fehlende Nummern können durch alternative Nachweise (z. B. Zeitstempel, Protokolldateien) kompensiert werden, sofern diese die Anforderungen an Vollständigkeit und Unveränderbarkeit erfüllen.
- MaRisk (Mindestanforderungen an das Risikomanagement): Banken und Finanzdienstleister müssen sicherstellen, dass Transaktionen revisionssicher dokumentiert werden. Hier sind eindeutige Referenzen zwingend.
- DSGVO: Bei personenbezogenen Daten muss die Verarbeitung nachvollziehbar sein. Fehlende Vorfallnummern können zu Problemen bei Auskunftsersuchen führen, wenn Daten nicht eindeutig zugeordnet werden können.
D. Organisatorische Anpassungen
- Schulungen und Richtlinien: Mitarbeiter müssen für die Bedeutung eindeutiger Identifikationen sensibilisiert werden. Klare Arbeitsanweisungen (z. B. "Jeder Vorfall erhält eine Referenz") reduzieren manuelle Fehler.
- Audit-Trails: Protokollierung aller Änderungen an Geschäftsvorfällen (z. B. wer, wann, was bearbeitet hat) kann fehlende Nummern teilweise ausgleichen, sofern die Logs manipulationssicher sind.
3. Fazit
Die fehlende eindeutige Identifikation von Geschäftsvorfällen durch Nummern erhöht die Fehleranfälligkeit, verlängert Bearbeitungszeiten und gefährdet die Compliance. Während technische Lösungen (automatisierte Nummernvergabe, Hash-Werte) die Lücke am effektivsten schließen, können prozessuale und regulatorische Maßnahmen (Dokumentationspflichten, Vier-Augen-Prinzip) als Übergangslösung dienen. Langfristig ist die Einführung eines standardisierten Nummernsystems jedoch unverzichtbar, um die Integrität der Abrechnungskette zu gewährleisten und Prüfungen durch Behörden oder Wirtschaftsprüfer zu bestehen.