Einfluss fehlender Zuordnungsprüfung auf Prozesssicherheit und Fehleranfälligkeit in der Marktkommunikation
1. Prozesssicherheit und Fehleranfälligkeit
Die fehlende Zuordnungsprüfung für nicht-objektgebundene Geschäftsvorfälle (d. h. solche, die weder einem physischen oder logischen Objekt noch einem Vorgänger-Geschäftsvorfall zugeordnet werden können) beeinträchtigt die Prozesssicherheit und erhöht die Fehleranfälligkeit in der Marktkommunikation signifikant. Dies betrifft insbesondere die folgenden Aspekte:
a) Manuelle Nachbearbeitung und erhöhte Fehlerquote
- Ohne automatisierte Zuordnungsprüfung müssen nicht-objektgebundene Geschäftsvorfälle manuell identifiziert und bearbeitet werden. Dies führt zu:
- Verzögerungen in der Abwicklung, da eine manuelle Prüfung zeitaufwendiger ist als automatisierte Systeme.
- Erhöhten Fehlerraten, da menschliche Bearbeiter:innen unter Zeitdruck oder aufgrund unvollständiger Informationen falsche Zuordnungen vornehmen können.
- Inkonsistenzen in der Datenverarbeitung, da unterschiedliche Bearbeiter:innen unterschiedliche Interpretationen der Geschäftsvorfälle anwenden.
b) Fehlende Plausibilitätskontrollen
- Automatisierte Zuordnungsprüfungen dienen als Plausibilitätsfilter, um unvollständige, widersprüchliche oder fehlerhafte Daten frühzeitig zu erkennen.
- Fehlt diese Prüfung, können falsche oder unvollständige Daten ungehindert in nachgelagerte Systeme (z. B. Abrechnung, Bilanzierung) gelangen und dort zu:
- Falschbuchungen (z. B. bei Rechnungsstellung oder Zahlungsabwicklung),
- Dateninkonsistenzen zwischen Marktpartnern,
- Nachbearbeitungsaufwand durch Korrekturprozesse führen.
c) Erhöhtes Risiko von Doppel- oder Fehlbuchungen
- Ohne eindeutige Zuordnung besteht die Gefahr, dass Geschäftsvorfälle:
- Doppelt verarbeitet werden (z. B. wenn ein Vorfall fälschlicherweise als neu eingestuft wird),
- Falsch zugeordnet werden (z. B. wenn ein Vorfall einem falschen Vertrag oder Marktpartner zugeschrieben wird),
- Vollständig verloren gehen, wenn sie in keinem System erfasst werden.
2. Regulatorische Risiken
Die fehlende Zuordnungsprüfung kann zu Verstößen gegen gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben führen, insbesondere in folgenden Bereichen:
a) Compliance mit MaKo- und GPKE-Vorgaben
- Die Marktkommunikation (MaKo) und die Geschäftsprozesse zur Kundenbelieferung mit Elektrizität (GPKE) fordern eine nachvollziehbare und fehlerfreie Abwicklung von Geschäftsvorfällen.
- Fehlende Zuordnungsprüfungen können zu:
- Nicht-konformen Meldungen an die Bundesnetzagentur (BNetzA) führen,
- Verzögerungen bei der Marktpartnerkommunikation (z. B. bei Lieferantenwechsel oder Zählerstandsübermittlung),
- Strafen oder Bußgeldern bei Nichteinhaltung der Meldefristen oder Datenqualitätsvorgaben führen.
b) Datenschutzrechtliche Risiken (DSGVO)
- Unvollständige oder falsche Zuordnungen können dazu führen, dass personenbezogene Daten (z. B. Kundendaten, Zählerstände) fehlerhaft verarbeitet werden.
- Dies birgt das Risiko von:
- Datenschutzverletzungen (z. B. wenn Daten falschen Empfängern zugeordnet werden),
- Rechtlichen Konsequenzen bei Verstößen gegen die DSGVO (z. B. Bußgelder bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes).
c) Vertragliche und haftungsrechtliche Risiken
- Fehlende oder falsche Zuordnungen können zu:
- Vertragsverletzungen führen (z. B. wenn Lieferungen oder Abrechnungen nicht korrekt zugeordnet werden),
- Haftungsansprüchen seitens Marktpartnern oder Kunden (z. B. bei finanziellen Verlusten durch falsche Abrechnungen),
- Reputationsschäden für das Unternehmen führen.
3. Operative Risiken für die Abwicklungsqualität
Die fehlende Zuordnungsprüfung wirkt sich direkt auf die Effizienz und Zuverlässigkeit der Marktkommunikation aus:
a) Erhöhter Aufwand in der Nachbearbeitung
- Nicht-objektgebundene Geschäftsvorfälle müssen manuell nachverfolgt werden, was zu:
- Höheren Betriebskosten durch zusätzlichen Personalaufwand,
- Verzögerungen in der Prozesskette (z. B. bei der Rechnungsstellung oder Meldung an die BNetzA) führt.
b) Beeinträchtigung der Datenintegrität
- Ohne automatisierte Prüfung besteht die Gefahr, dass:
- Datenlücken entstehen (z. B. wenn Vorfälle nicht erfasst werden),
- Falsche Referenzierungen in nachgelagerten Systemen (z. B. ERP, Abrechnung) auftreten,
- Korrekturprozesse notwendig werden, die zusätzliche Ressourcen binden.
c) Risiko von Systemüberlastungen
- Wenn zu viele Geschäftsvorfälle manuell bearbeitet werden müssen, kann dies zu:
- Engpässen in der Bearbeitung führen,
- Fehleranfälligkeit durch Überlastung der Mitarbeiter:innen,
- Verzögerungen in der gesamten Marktkommunikation führen.
4. Empfohlene Maßnahmen zur Risikominimierung
Um die genannten Risiken zu reduzieren, sollten folgende Schritte erwogen werden:
Erweiterung der Zuordnungslogik
- Einführung automatisierter Plausibilitätsprüfungen auch für nicht-objektgebundene Geschäftsvorfälle (z. B. durch Referenzierung auf Vertragsnummern, Marktpartner-IDs oder Zeitstempel).
- Nutzung von KI-gestützten Matching-Algorithmen, um ähnliche Vorfälle zu identifizieren und zuzuordnen.
Stärkung der manuellen Kontrollprozesse
- Einrichtung eines Vier-Augen-Prinzips für kritische Geschäftsvorfälle.
- Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter:innen zu Zuordnungsregeln und Fehlererkennung.
Technische Lösungen zur Fehlererkennung
- Implementierung von Monitoring-Tools, die nicht-objektgebundene Vorfälle automatisch melden.
- Einführung von Fehlerprotokollen, die eine Nachverfolgung und Korrektur ermöglichen.
Regulatorische Absicherung
- Regelmäßige Compliance-Prüfungen zur Einhaltung der MaKo- und GPKE-Vorgaben.
- Dokumentation der Ausnahmeprozesse, um im Falle von Audits nachweisen zu können, dass Risiken erkannt und gemindert wurden.
Fazit
Die fehlende Zuordnungsprüfung für nicht-objektgebundene Geschäftsvorfälle stellt ein erhebliches Risiko für die Prozesssicherheit, Datenqualität und Compliance in der Marktkommunikation dar. Sie führt zu höheren Fehlerraten, manuellem Aufwand und regulatorischen Verstößen, die sich negativ auf die Abwicklungsqualität auswirken. Durch automatisierte Prüfverfahren, verbesserte Kontrollmechanismen und klare Prozessdokumentation können diese Risiken jedoch wirksam reduziert werden.