Manuelle Eskalation: Risiko & Verantwortung im EDIFACT-Prozess

Verantwortungs- und Risikoverteilung bei manueller Eskalation außerhalb des EDIFACT-Prozesses in der Marktkommunikation

1. Veränderung der Verantwortungs- und Risikoverteilung

Die Notwendigkeit einer manuellen Eskalation außerhalb des automatisierten EDIFACT-Prozesses (z. B. bei fehlenden Informationen, nicht akzeptierten APERAK-Fehlermeldungen oder komplexen Dateninkonsistenzen) führt zu einer Verschiebung der Verantwortlichkeiten und Risiken zwischen Sender und Empfänger. Diese Veränderung lässt sich in folgenden Aspekten zusammenfassen:

a) Verantwortungsverlagerung auf den Empfänger

• Initiative zur Fehlerbehebung: Im EDIFACT-Prozess liegt die primäre Verantwortung für die korrekte Datenübermittlung beim Sender. Bei manueller Eskalation geht die Initiative jedoch auf den Empfänger über, der zusätzliche Informationen bereitstellen oder Fehlerursachen klären muss. Dies kann zu Verzögerungen führen, wenn der Empfänger nicht zeitnah reagiert.
• Interpretationshoheit: Während EDIFACT standardisierte Fehlermeldungen (z. B. APERAK) vorsieht, erfordert die manuelle Eskalation oft eine individuelle Klärung. Hier entscheidet der Empfänger, ob ein Fehler als berechtigt anerkannt wird oder ob weitere Nachweise (z. B. Referenzdaten, Protokolle) erforderlich sind.

b) Erhöhtes Risiko für den Sender

• Prozessverzögerungen: Manuelle Eskalationen unterbrechen den automatisierten Workflow und führen zu längeren Bearbeitungszeiten. Dies erhöht das Risiko von Fristüberschreitungen (z. B. bei Lieferterminen oder regulatorischen Meldepflichten).
• Dokumentationspflicht: Der Sender muss nachweisen, dass er alle automatisierten Korrekturversuche unternommen hat, bevor er den Empfänger kontaktiert. Fehlt diese Dokumentation, kann dies zu Streitigkeiten über die Verantwortung für Folgekosten führen.
• Abhängigkeit von der Empfängerkooperation: Die Fehlerbehebung hängt von der Reaktionsgeschwindigkeit und dem Goodwill des Empfängers ab. Bei unkooperativem Verhalten (z. B. verzögerte Rückmeldungen) trägt der Sender das Risiko von Prozessstörungen.

c) Risikoverteilung bei nicht standardisierten Fehlern

• Subjektive Fehlerbewertung: Nicht alle Fehler lassen sich über APERAK abbilden (z. B. inhaltliche Plausibilitätsprüfungen). Hier entscheidet der Empfänger, ob ein manueller Eingriff gerechtfertigt ist – was zu uneinheitlichen Bewertungen führen kann.
• Haftungsfragen: Bei finanziellen oder operativen Folgen (z. B. falsche Rechnungsstellung, Lieferverzögerungen) ist unklar, wer die Verantwortung trägt, wenn die Eskalation nicht eindeutig geregelt ist. Ohne klare vertragliche oder regulatorische Vorgaben besteht das Risiko von Rechtsstreitigkeiten.

2. Prozessuale und regulatorische Mechanismen zur Standardisierung der Schnittstelle

Um die manuelle Eskalation zu beschleunigen und die Risikoverteilung zu klären, können folgende Maßnahmen implementiert werden:

a) Erweiterung der EDIFACT-Standards

• Ergänzung von APERAK um Eskalationscodes: Einführung spezifischer Fehlermeldungen, die nicht nur den Fehler beschreiben, sondern auch den Eskalationsweg vorgeben (z. B. „Manuelle Klärung erforderlich – Frist: 24h“).
• Automatisierte Eskalationspfade: Integration von Workflow-Tools, die bei bestimmten Fehlertypen automatisch eine Eskalation auslösen (z. B. per E-Mail mit vordefiniertem Anforderungsformular).

b) Vertragliche Regelungen zwischen Marktpartnern

• Service Level Agreements (SLAs): Festlegung verbindlicher Reaktionszeiten für manuelle Eskalationen (z. B. „Antwort innerhalb von 4 Stunden bei kritischen Fehlern“).
• Klare Verantwortungszuweisung: Definition, wer bei welchen Fehlertypen die Initiative ergreifen muss (z. B. „Der Empfänger ist für die Klärung von Plausibilitätsfehlern zuständig“).
• Dokumentationspflichten: Verpflichtung beider Seiten, Eskalationsschritte und Lösungsversuche zu protokollieren (z. B. über ein gemeinsames Ticket-System).

c) Regulatorische Vorgaben und Branchenstandards

• Verbindliche Eskalationsprotokolle: Branchenverbände (z. B. BDEW für die Energiewirtschaft) könnten einheitliche Eskalationswege vorschreiben, die über die EDIFACT-Spezifikationen hinausgehen.
• Meldepflichten bei wiederholten Fehlern: Einführung von Reporting-Pflichten, wenn bestimmte Fehler häufig manuell eskaliert werden müssen (z. B. quartalsweise Berichte an Aufsichtsbehörden).
• Zertifizierung von Marktpartnern: Prüfung der Fähigkeit, Eskalationen effizient zu bearbeiten (z. B. durch Audits oder Testverfahren).

d) Technische Lösungen zur Reduzierung manueller Eingriffe

• Erweiterte Plausibilitätsprüfungen vor dem Versand: Automatisierte Vorabprüfungen durch den Sender, um häufige Eskalationsgründe (z. B. fehlende Referenznummern) zu vermeiden.
• KI-gestützte Fehlerklassifizierung: Einsatz von Machine Learning, um Fehlerursachen schneller zu identifizieren und Eskalationswege vorzuschlagen.
• Zentrale Clearingstellen: Einrichtung von neutralen Instanzen (z. B. bei Netzbetreibern oder Branchenplattformen), die bei Eskalationen vermitteln und Lösungen vorschlagen.

3. Fazit

Die manuelle Eskalation außerhalb des EDIFACT-Prozesses führt zu einer asymmetrischen Risikoverteilung, bei der der Sender stärker von der Kooperation des Empfängers abhängig ist. Um dies zu entschärfen, sind kombinierte Maßnahmen erforderlich:

1. Standardisierung der Eskalationswege durch erweiterte EDIFACT-Codes und SLAs,
2. Regulatorische Vorgaben zur Harmonisierung der Prozesse,
3. Technische Lösungen zur Reduzierung manueller Eingriffe.

Ohne solche Mechanismen bleibt die Schnittstelle ein Risikofaktor für Effizienz und Compliance in der Marktkommunikation. Eine frühzeitige Abstimmung zwischen Marktpartnern, Aufsichtsbehörden und Standardisierungsgremien ist daher essenziell.