Information zur Mitteilungspflicht des Empfängers über das Prüfungsergebnis
Gemäß den geltenden Vorgaben ist der Empfänger einer Übertragungsdatei verpflichtet, diese nach Erhalt unverzüglich zu prüfen und den Absender über das Ergebnis der Prüfung zu informieren. Diese Mitteilungspflicht dient der Sicherstellung einer transparenten und rechtssicheren Datenübermittlung sowie der frühzeitigen Klärung etwaiger Unstimmigkeiten. Nachfolgend werden die Anforderungen an die Informationspflicht konkretisiert.
1. Zeitpunkt der Mitteilung („unverzüglich“)
Der Begriff „unverzüglich“ ist im rechtlichen Sinne als „ohne schuldhaftes Zögern“ zu verstehen (§ 121 BGB). Der Empfänger hat die Prüfung daher so schnell wie technisch und organisatorisch möglich durchzuführen und das Ergebnis mitzuteilen. Eine starre Frist existiert nicht, jedoch ist eine Verzögerung nur dann zulässig, wenn sie durch objektive Gründe (z. B. technische Störungen, hohe Datenvolumina) gerechtfertigt ist.
- Empfohlene Praxis:
- Bei automatisierten Prüfverfahren (z. B. Formatvalidierung, Plausibilitätschecks) sollte die Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden erfolgen.
- Bei manuellen Prüfungen (z. B. inhaltliche Abgleiche) ist eine Rückmeldung innerhalb von 3–5 Werktagen angemessen, sofern keine abweichenden vertraglichen Regelungen bestehen.
2. Inhalt der Mitteilung
Die Information an den Absender muss vollständig, nachvollziehbar und dokumentierbar sein. Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:
a) Positives Prüfungsergebnis (Datei fehlerfrei)
- Bestätigung der erfolgreichen Prüfung: „Die übermittelte Datei [Dateiname, ggf. Referenznummer] wurde am [Datum] geprüft und als technisch und inhaltlich korrekt befunden.“
- Optional: Angabe der geprüften Kriterien (z. B. Formatkonformität, Vollständigkeit der Datensätze).
b) Negatives Prüfungsergebnis (Fehler oder Mängel festgestellt)
- Konkrete Fehlerbeschreibung:
- Technische Fehler (z. B. Formatabweichungen, fehlende Pflichtfelder): „Die Datei [Name] enthält folgende technische Mängel: [Fehlerliste, z. B. ‚Feld ‚Steuernummer‘ in Zeile 12 nicht befüllt‘].“
- Inhaltliche Fehler (z. B. logische Widersprüche, falsche Werte): „Die Prüfung ergab folgende inhaltliche Abweichungen: [Beschreibung, z. B. ‚Summe der Rechnungsbeträge weicht vom Gesamtbetrag ab‘].“
- Handlungsaufforderung an den Absender: „Bitte korrigieren Sie die genannten Fehler und übermitteln Sie die Datei erneut bis zum [Frist, falls relevant].“
- Optional: Hinweis auf Auswirkungen der Fehler (z. B. Verzögerungen in der Weiterverarbeitung).
c) Teilweise fehlerhafte Dateien
Falls nur Teile der Datei fehlerhaft sind, ist dies klar abzugrenzen:
- „Die Datei [Name] wurde geprüft. Die Datensätze [Bereich/Zeilen] sind korrekt; folgende Abschnitte enthalten Fehler: [Beschreibung].“
3. Form der Mitteilung
Die Information muss nachweisbar erfolgen, um die Erfüllung der Pflicht dokumentieren zu können. Zulässige Formen sind:
- Elektronische Kommunikation:
- E-Mail (mit Lesebestätigung oder Empfangsquittung).
- Automatisierte Systemmeldungen (z. B. über ein Portal oder EDI-Schnittstelle mit Protokollierung).
- Dokumentierte Rückmeldung in einem gemeinsamen System (z. B. Ticket-System, Cloud-Plattform).
- Schriftform (nur bei vertraglicher Vereinbarung):
- Brief oder Fax (mit Sende- bzw. Empfangsbestätigung).
Hinweis: Eine mündliche Mitteilung (z. B. Telefonat) ist nicht ausreichend, es sei denn, sie wird anschließend schriftlich bestätigt.
4. Dokumentationspflicht
Der Empfänger muss den Zeitpunkt der Prüfung und die Inhalte der Mitteilung nachweisbar festhalten. Dies dient als Beleg für die Erfüllung der Pflicht und kann bei Streitigkeiten relevant sein.
- Empfohlene Dokumentation:
- Prüfprotokoll: Datum, Uhrzeit, geprüfte Kriterien, Ergebnis.
- Kopie der Mitteilung an den Absender (z. B. E-Mail mit Zeitstempel).
- Empfangsbestätigung des Absenders (falls verfügbar).
5. Folgen bei Nicht- oder Schlechterfüllung
Kommt der Empfänger seiner Mitteilungspflicht nicht oder nur unzureichend nach, kann dies folgende Konsequenzen haben:
- Verzögerungen in der Bearbeitung, da der Absender keine Kenntnis von Fehlern hat.
- Haftungsrisiken, falls durch unterlassene oder verspätete Mitteilung Schäden entstehen (z. B. Fristversäumnisse, finanzielle Nachteile).
- Vertragsstrafen, sofern diese in den zugrundeliegenden Vereinbarungen (z. B. Rahmenverträgen) festgelegt sind.
6. Praktische Hinweise
- Automatisierung: Nutzen Sie nach Möglichkeit automatisierte Prüftools, die eine standardisierte Rückmeldung generieren (z. B. per E-Mail oder API).
- Vorlagen: Erstellen Sie Textbausteine für häufige Fehlerfälle, um die Mitteilung zu beschleunigen.
- Fristenmanagement: Setzen Sie interne Fristen für die Prüfung, um die „Unverzüglichkeit“ sicherzustellen.
- Kommunikation mit dem Absender: Klären Sie im Vorfeld, welche Form der Rückmeldung erwartet wird (z. B. strukturierte Fehlermeldungen im CSV-Format).
Zusammenfassung der Pflichten
| Aspekt | Anforderung |
|---|---|
| Zeitpunkt | Unverzüglich nach Prüfung (ohne schuldhaftes Zögern). |
| Inhalt | Vollständige, nachvollziehbare Beschreibung des Prüfungsergebnisses. |
| Form | Nachweisbar (E-Mail, Systemmeldung, Schriftform). |
| Dokumentation | Prüfprotokoll, Kopie der Mitteilung, Empfangsbestätigung. |
| Konsequenzen | Haftungsrisiken, Verzögerungen, mögliche Vertragsstrafen. |
Durch die Einhaltung dieser Vorgaben stellt der Empfänger sicher, dass die Verantwortung für die Prüfung und Mitteilung korrekt erfüllt wird. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich eine Abstimmung mit dem Absender oder eine rechtliche Prüfung der zugrundeliegenden Vereinbarungen.