Information zur Pflicht des Empfängers: Mitteilung des Prüfergebnisses an den Absender
Gemäß den geltenden Vorgaben ist der Empfänger einer Übertragungsdatei verpflichtet, diese nach Erhalt unverzüglich zu prüfen und den Absender über das Ergebnis dieser Prüfung zu informieren. Diese Mitteilungspflicht dient der rechtssicheren Dokumentation des Datenaustauschs und der Klärung etwaiger Unstimmigkeiten. Im Folgenden wird dargelegt, wie die Information korrekt zu erfolgen hat, um die Verantwortung vollständig zu erfüllen.
1. Zeitpunkt der Mitteilung
Die Information über das Prüfergebnis muss unverzüglich erfolgen. „Unverzüglich“ bedeutet im rechtlichen Sinne, dass die Mitteilung ohne schuldhaftes Zögern – also ohne vermeidbare Verzögerung – zu übermitteln ist. In der Praxis ist dies in der Regel innerhalb von ein bis drei Werktagen nach Abschluss der Prüfung zu leisten, sofern keine abweichenden vertraglichen oder gesetzlichen Fristen vereinbart wurden.
Eine Verzögerung ist nur dann gerechtfertigt, wenn objektive Gründe (z. B. technische Störungen, Krankheit des zuständigen Mitarbeiters) vorliegen. Diese sind im Zweifel nachzuweisen.
2. Form der Mitteilung
Die Mitteilung kann schriftlich oder elektronisch erfolgen, sofern keine spezifischen Formvorschriften (z. B. qualifizierte elektronische Signatur) vereinbart wurden. Empfohlen werden folgende Kanäle:
- E-Mail (mit Lesebestätigung oder als Einschreiben mit Rückschein bei kritischen Fällen),
- Fax (bei sensiblen Daten mit Sendebestätigung),
- Postalisch (Einschreiben mit Rückschein, falls keine elektronische Übermittlung möglich ist),
- Systemgestützte Rückmeldung (z. B. über ein gemeinsames Portal oder eine Schnittstelle, sofern technisch implementiert).
Die gewählte Form muss sicherstellen, dass die Mitteilung nachweisbar beim Absender eingeht. Eine mündliche Mitteilung (z. B. telefonisch) ist nur dann ausreichend, wenn sie im Nachgang schriftlich bestätigt wird.
3. Inhalt der Mitteilung
Die Information muss klar, vollständig und nachvollziehbar sein. Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:
a) Grundlegende Informationen
- Referenzierung der Übertragungsdatei:
- Dateiname, -größe und -format,
- Datum und Uhrzeit des Empfangs,
- Eindeutige Referenznummer (z. B. Transaktions-ID, Auftragsnummer), sofern vorhanden.
- Angabe des Prüfzeitraums (z. B. „Die Prüfung erfolgte am [Datum] zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit]“).
b) Ergebnis der Prüfung
- Positives Prüfergebnis:
- Bestätigung, dass die Datei vollständig, fehlerfrei und formal korrekt empfangen wurde (z. B. „Die Datei wurde erfolgreich geprüft und weist keine Mängel auf.“).
- Ggf. Bestätigung der Weiterverarbeitung (z. B. „Die Daten wurden in das Zielsystem übernommen.“).
- Negatives Prüfergebnis:
- Konkrete Benennung der Mängel (z. B. „Fehlende Datensätze in Zeile 42–45“, „Formatfehler in Spalte C“, „Prüfsumme stimmt nicht überein“).
- Auswirkung der Mängel (z. B. „Die Datei kann nicht verarbeitet werden“, „Korrektur erforderlich“).
- Handlungsaufforderung an den Absender (z. B. „Bitte senden Sie eine korrigierte Version bis zum [Datum]“).
c) Optional, aber empfohlen
- Technische Details (z. B. verwendete Prüfsummen-Algorithmen, Softwareversionen),
- Kontaktdaten des Ansprechpartners für Rückfragen,
- Fristen für Korrekturen (falls relevant).
4. Dokumentation der Mitteilung
Der Empfänger muss den Versand der Mitteilung nachweisen können. Dazu sind folgende Maßnahmen erforderlich:
- Speicherung des Sendeprotokolls (z. B. E-Mail-Header, Fax-Sendebestätigung, Posteinlieferungsbeleg),
- Protokollierung des Inhalts (z. B. Kopie der E-Mail oder des Schreibens),
- Zeitstempel (Datum und Uhrzeit der Mitteilung).
Diese Unterlagen sind für mindestens sechs Jahre aufzubewahren, sofern keine längeren Aufbewahrungsfristen (z. B. nach Steuer- oder Handelsrecht) gelten.
5. Besonderheiten bei automatisierten Prüfverfahren
Falls die Prüfung durch ein IT-System erfolgt (z. B. Validierung von XML-Schemata, Prüfsummenvergleich), muss die Mitteilung folgende Punkte enthalten:
- Bestätigung der automatisierten Prüfung (z. B. „Die Datei wurde durch das System [Name/Version] geprüft.“),
- Ergebnis der Systemprüfung (z. B. „Fehlercode: [XYZ] – Beschreibung: [Text]“),
- Manuelle Nachprüfung (falls das System Fehler meldet, ist eine manuelle Kontrolle durchzuführen und das Ergebnis zu ergänzen).
6. Konsequenzen bei Nicht- oder Falschinformation
Unterlässt der Empfänger die Mitteilung oder informiert unvollständig, kann dies folgende Konsequenzen haben:
- Haftung für Schäden, die durch die unterbliebene oder verspätete Information entstehen (z. B. Verzögerungen in der Weiterverarbeitung),
- Verlust von Regressansprüchen, falls der Absender aufgrund fehlender Rückmeldung von Fehlern ausgeht,
- Vertragsstrafen, sofern diese in den zugrundeliegenden Vereinbarungen (z. B. Service-Level-Agreements) vorgesehen sind.
7. Praktische Empfehlungen
- Standardisierte Vorlagen verwenden, um Vollständigkeit und Einheitlichkeit zu gewährleisten.
- Automatisierte Rückmeldungen einrichten, falls technisch möglich (z. B. über eine API oder ein Webportal).
- Schulungen für Mitarbeiter durchführen, um die korrekte Handhabung sicherzustellen.
- Regelmäßige Überprüfung der Prozesse, um Compliance mit internen und externen Vorgaben zu gewährleisten.
Zusammenfassung der Pflichten
| Aspekt | Anforderung |
|---|---|
| Zeitpunkt | Unverzüglich (innerhalb von 1–3 Werktagen). |
| Form | Schriftlich oder elektronisch, nachweisbar (z. B. E-Mail mit Lesebestätigung). |
| Inhalt | Referenzierung der Datei, Prüfergebnis, ggf. Mängelbeschreibung. |
| Dokumentation | Sendeprotokoll, Inhaltskonserve, Aufbewahrung für mind. 6 Jahre. |
| Folgen bei Verstößen | Haftung, Regressverlust, Vertragsstrafen. |
Durch die Einhaltung dieser Vorgaben erfüllt der Empfänger seine Mitteilungspflicht rechtskonform und vermeidet potenzielle Risiken. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Konsultation der zugrundeliegenden vertraglichen oder gesetzlichen Regelungen.