Sicherstellung der Qualität von Übertragungsdateien: Anforderungen an Plausibilität, Richtigkeit und Vollständigkeit
Als Absender einer Übertragungsdatei tragen Sie die Verantwortung dafür, dass die übermittelten Daten den definierten Anforderungen an Plausibilität, inhaltliche und syntaktische Richtigkeit sowie Vollständigkeit entsprechen. Fehlerhafte oder unvollständige Dateien können zu Verzögerungen, Nachbearbeitungen oder sogar zur Ablehnung der Datenübertragung führen. Die folgenden Maßnahmen helfen Ihnen, die Qualität Ihrer Übertragungsdateien sicherzustellen.
1. Plausibilitätsprüfung: Logische Konsistenz der Daten
Plausible Daten sind frei von Widersprüchen und entsprechen den erwarteten Werten für den jeweiligen Geschäftsprozess.
Maßnahmen zur Plausibilitätsprüfung:
- Abgleich mit Referenzwerten: Vergleichen Sie die eingegebenen Daten mit vorgegebenen Referenzwerten (z. B. gültige Postleitzahlen, Steuersätze, Kontonummern). Nutzen Sie hierfür offizielle Verzeichnisse oder interne Validierungstabellen.
- Logische Prüfungen:
- Zeitliche Konsistenz: Prüfen Sie, ob Datumsangaben (z. B. Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum) in einer sinnvollen Reihenfolge stehen.
- Numerische Plausibilität: Kontrollieren Sie, ob Beträge (z. B. Summen, Steuern) innerhalb erwarteter Grenzen liegen (z. B. keine negativen Preise, keine unrealistisch hohen Werte).
- Abhängigkeiten zwischen Feldern: Stellen Sie sicher, dass abhängige Felder korrekt gefüllt sind (z. B. muss bei einer Rechnung mit Mehrwertsteuer auch der Steuersatz angegeben sein).
- Automatisierte Prüfroutinen: Nutzen Sie Validierungstools oder Skripte, die vor dem Versand automatisch Plausibilitätschecks durchführen (z. B. Prüfung auf Dubletten, fehlende Pflichtfelder oder inkonsistente Beziehungen zwischen Datensätzen).
2. Inhaltliche Richtigkeit: Korrekte und relevante Daten
Inhaltlich richtige Daten entsprechen den tatsächlichen Sachverhalten und sind frei von inhaltlichen Fehlern.
Maßnahmen zur Sicherstellung der inhaltlichen Richtigkeit:
- Datenquellen prüfen:
- Verwenden Sie ausschließlich geprüfte und aktuelle Datenquellen (z. B. Stammdaten aus ERP-Systemen, offizielle Register).
- Vermeiden Sie manuelle Eingaben, wo möglich, und nutzen Sie automatisierte Schnittstellen zur Datenübernahme.
- Vier-Augen-Prinzip: Lassen Sie kritische Daten (z. B. Rechnungsbeträge, Bankverbindungen) von einer zweiten Person gegenprüfen.
- Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Halten Sie die Herkunft der Daten fest (z. B. durch Protokollierung der Datenquellen oder Versionierung). Dies erleichtert die Fehleranalyse bei Rückfragen.
- Abgleich mit Geschäftsregeln: Stellen Sie sicher, dass die Daten den spezifischen Anforderungen des Empfängers entsprechen (z. B. Formatvorgaben für Rechnungsnummern, zulässige Währungscodes).
3. Syntaktische Richtigkeit: Einhaltung des vorgegebenen Formats
Syntaktisch richtige Daten entsprechen den technischen Vorgaben des Übertragungsformats (z. B. XML, CSV, EDIFACT).
Maßnahmen zur Sicherstellung der syntaktischen Richtigkeit:
- Formatvorgaben einhalten:
- Prüfen Sie die technische Spezifikation des Empfängers (z. B. Feldlängen, Datentypen, Trennzeichen, Zeichencodierung).
- Nutzen Sie Schema-Validierungstools (z. B. XML-Schema-Validatoren), um die Struktur der Datei gegen das vorgegebene Schema zu prüfen.
- Testläufe durchführen:
- Führen Sie vor dem ersten Echtversand Testübertragungen durch und lassen Sie diese vom Empfänger validieren.
- Nutzen Sie SandBox-Umgebungen, falls der Empfänger solche zur Verfügung stellt.
- Automatisierte Syntaxprüfung: Integrieren Sie in Ihren Erstellungsprozess Tools, die automatisch prüfen, ob die Datei den formalen Anforderungen entspricht (z. B. korrekte Feldtrennung in CSV-Dateien, gültige XML-Struktur).
4. Vollständigkeit: Alle erforderlichen Daten sind enthalten
Eine vollständige Übertragungsdatei enthält alle Pflichtfelder und Datensätze, die für den Geschäftsprozess erforderlich sind.
Maßnahmen zur Sicherstellung der Vollständigkeit:
- Pflichtfelder identifizieren:
- Klären Sie mit dem Empfänger, welche Felder mandatorisch sind (z. B. Rechnungsnummer, Empfängeradresse, Betrag).
- Nutzen Sie Checklisten oder Vorlagen, die alle Pflichtfelder auflisten.
- Automatisierte Vollständigkeitsprüfung:
- Setzen Sie Tools ein, die vor dem Versand prüfen, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind.
- Beispiel: Ein Skript, das eine Fehlermeldung ausgibt, wenn ein Feld leer ist oder einen ungültigen Wert enthält.
- Manuelle Kontrolle:
- Führen Sie eine abschließende Sichtprüfung durch, insbesondere bei manuell erstellten Dateien.
- Nutzen Sie Zusammenfassungsberichte, die die Anzahl der Datensätze und die gefüllten Felder anzeigen.
5. Dokumentation und Fehlerbehandlung
- Protokollierung: Dokumentieren Sie den Erstellungsprozess der Übertragungsdatei (z. B. verwendete Datenquellen, durchgeführte Prüfungen, verantwortliche Personen).
- Fehlerprotokolle analysieren: Falls der Empfänger Fehler meldet, prüfen Sie die Rückmeldung systematisch und korrigieren Sie die Datei unter Berücksichtigung der Fehlerursache.
- Wiederholte Prüfung nach Korrekturen: Führen Sie nach jeder Änderung erneut alle Prüfschritte (Plausibilität, Syntax, Vollständigkeit) durch, um sicherzustellen, dass die Korrektur keine neuen Fehler verursacht.
6. Empfohlene Tools und Methoden
| Anforderung | Empfohlene Tools/Methoden |
|---|---|
| Plausibilität | Excel-Formeln, SQL-Abfragen, Validierungsskripte (Python, PowerShell), ERP-integrierte Checks |
| Inhaltliche Richtigkeit | Stammdatenmanagement-Systeme, manuelle Stichproben, Datenqualitätssoftware (z. B. Talend) |
| Syntaktische Richtigkeit | XML-Schema-Validatoren, CSV-Linter, EDIFACT-Prüftools, SandBox-Tests |
| Vollständigkeit | Pflichtfeld-Checklisten, automatisierte Reports, Datenbankabfragen |
Zusammenfassung der Verantwortlichkeiten des Absenders
- Vor dem Versand:
- Daten auf Plausibilität, inhaltliche und syntaktische Richtigkeit sowie Vollständigkeit prüfen.
- Automatisierte und manuelle Prüfverfahren kombinieren.
- Testläufe durchführen, falls möglich.
- Während der Erstellung:
- Nur geprüfte Datenquellen verwenden.
- Dokumentation der Datenherkunft und -verarbeitung sicherstellen.
- Nach dem Versand:
- Fehlerrückmeldungen des Empfängers systematisch auswerten und korrigieren.
- Prozesse bei wiederkehrenden Fehlern anpassen.
Durch die konsequente Anwendung dieser Maßnahmen minimieren Sie das Risiko fehlerhafter Übertragungen und tragen zu einer reibungslosen Datenverarbeitung bei. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an den Empfänger, um die genauen Anforderungen zu klären.