Risiken nicht-APERAK-konformer Fehler in der Marktkommunikation

Einfluss nicht-APERAK-konformer Fehler auf Prozesssicherheit und Compliance in der Marktkommunikation

1. Auswirkungen auf Prozesssicherheit

Die APERAK-Nachricht (Application Error and Acknowledgement) ist ein standardisiertes Verfahren zur strukturierten Meldung von Fehlern in der elektronischen Marktkommunikation (z. B. EDIFACT, XML-basierte Formate). Sie ermöglicht eine automatisierte, nachvollziehbare und konsistente Fehlerbehandlung. Können Fehler nicht über APERAK abgebildet werden, müssen alternative Kommunikationswege (z. B. E-Mail, Telefon, manuelle Ticketsysteme) genutzt werden. Dies führt zu folgenden Risiken für die Prozesssicherheit:

• Verlust der Automatisierung: Manuelle Fehlerbehandlung erhöht die Fehleranfälligkeit durch menschliche Eingriffe (z. B. Übertragungsfehler, Missverständnisse).
• Verzögerte Bearbeitung: Asynchrone Kommunikation (z. B. E-Mails) verlängert die Reaktionszeiten, was zu Lieferverzögerungen oder Vertragsstrafen führen kann.
• Fehlende Nachverfolgbarkeit: Ohne zentrale Protokollierung (wie bei APERAK) ist die Dokumentation von Fehlern und Korrekturen lückenhaft, was Audits erschwert.
• Inkonsistente Datenqualität: Manuelle Eingriffe können zu abweichenden Interpretationen von Fehlern führen, insbesondere bei komplexen Geschäftsvorfällen.

2. Compliance-Risiken

Die Nutzung nicht-standardisierter Kommunikationswege birgt erhebliche Compliance-Herausforderungen, insbesondere in regulierten Branchen (z. B. Energie, Finanzen, Logistik):

• Verstoß gegen vertragliche Vereinbarungen: Viele Rahmenverträge (z. B. GPKE, GeLi Gas) schreiben die Nutzung von APERAK für die Fehlerkommunikation vor. Abweichungen können als Vertragsverletzung gewertet werden.
• Unzureichende Dokumentation: Compliance-Vorgaben (z. B. MaRisk, ISO 27001) erfordern eine lückenlose Protokollierung von Fehlern. Manuelle Prozesse erfüllen diese Anforderungen oft nicht.
• Rechtliche Unsicherheit: Bei Streitigkeiten ist die Beweisführung erschwert, wenn Fehler nicht in einem standardisierten Format vorliegen.
• Regulatorische Anforderungen: Behörden wie die BNetzA (Bundesnetzagentur) verlangen in der Energiewirtschaft eine transparente und nachvollziehbare Marktkommunikation. Nicht-APERAK-konforme Fehlerbehandlung kann zu Beanstandungen führen.

3. Strategische Anpassungen zur Risikominimierung

Um die Fragmentierung der Fehlerbehandlung zu vermeiden und die Prozesssicherheit zu erhöhen, sind folgende Maßnahmen erforderlich:

a) Erweiterung der APERAK-Codes

• Analyse fehlender Fehlerkategorien: Identifikation von Fehlern, die aktuell nicht über APERAK abgebildet werden können (z. B. semantische Validierungsfehler, branchenspezifische Sonderfälle).
• Anpassung der APERAK-Spezifikation: Zusammenarbeit mit Standardisierungsgremien (z. B. UN/CEFACT, EDI-Arbeitskreise) zur Erweiterung der Fehlercodes.
• Pilotierung neuer Codes: Testphase mit ausgewählten Marktpartnern, um die Praxistauglichkeit zu prüfen.

b) Einführung hybrider Fehlerbehandlungsprozesse

• Automatisierte Eskalation: Bei nicht-APERAK-konformen Fehlern sollte ein standardisierter Workflow ausgelöst werden, der:
  • Eine automatische Benachrichtigung an die zuständigen Teams sendet (z. B. per Ticketing-System).
  • Eine vordefinierte Dokumentationsvorlage bereitstellt, um manuelle Eingaben zu strukturieren.
  • Eine Rückmeldung an den Absender im APERAK-Format vorsieht, sobald der Fehler behoben ist.
• Zentrale Fehlerdatenbank: Alle Fehler – unabhängig vom Kommunikationsweg – sollten in einem einheitlichen System erfasst werden, um eine konsistente Auswertung zu ermöglichen.

c) Schulung und Prozessdokumentation

• Mitarbeiterqualifizierung: Schulungen zu den Grenzen von APERAK und den alternativen Kommunikationswegen, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
• Klare Prozessrichtlinien: Definition von Eskalationsstufen und Verantwortlichkeiten für nicht-standardisierte Fehler.
• Regelmäßige Audits: Überprüfung der Fehlerbehandlungsprozesse auf Compliance und Effizienz.

d) Technische Lösungen zur Reduzierung manueller Eingriffe

• KI-gestützte Fehlerklassifizierung: Einsatz von Machine Learning, um nicht-APERAK-konforme Fehler automatisch zu kategorisieren und in strukturierte Formate zu überführen.
• API-Integration: Entwicklung von Schnittstellen, die alternative Kommunikationswege (z. B. E-Mails) automatisch in das zentrale Fehlermanagement einbinden.
• Monitoring-Tools: Echtzeit-Überwachung der Fehlerbehandlung, um Verzögerungen oder Compliance-Verstöße frühzeitig zu erkennen.

4. Fazit

Die Notwendigkeit alternativer Kommunikationswege bei nicht-APERAK-konformen Fehlern stellt ein erhebliches Risiko für Prozesssicherheit und Compliance dar. Durch standardisierte Erweiterungen, hybride Prozesse und technische Automatisierung lassen sich die Risiken jedoch minimieren. Entscheidend ist eine proaktive Zusammenarbeit mit Marktpartnern und Standardisierungsgremien, um langfristig eine vollständig automatisierte und nachvollziehbare Fehlerbehandlung zu gewährleisten. Unternehmen sollten zudem regelmäßige Reviews ihrer Fehlerbehandlungsprozesse durchführen, um Compliance-Lücken zu schließen und die Effizienz zu steigern.