Willi Mako
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Trennung fehlerhafter & fehlerfreier Daten: So geht’s richtig

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Aufteilung fehlerhafter und fehlerfreier Geschäftsvorfälle in separate Übertragungsdateien

Um die Übermittlung fehlerfreier Geschäftsvorfälle zu beschleunigen und gleichzeitig fehlerhafte Datensätze gezielt nachzubearbeiten, ist eine korrekte Aufteilung der Daten in zwei separate Übertragungsdateien erforderlich. Dieser Prozess folgt klaren technischen und organisatorischen Vorgaben, um die Integrität der Datenübertragung zu gewährleisten.

1. Vorbereitung: Identifikation und Klassifizierung der Geschäftsvorfälle

Vor der Aufteilung muss der Absender die Geschäftsvorfälle systematisch prüfen und klassifizieren:

  • Fehlerfreie Geschäftsvorfälle: Datensätze, die alle formalen und inhaltlichen Anforderungen erfüllen (z. B. korrekte Struktur, gültige Referenznummern, vollständige Pflichtfelder, logische Konsistenz). Beispiel: Eine Rechnung mit gültiger Steuernummer, korrektem Betrag und vollständigem Empfängerdatensatz.

  • Fehlerhafte Geschäftsvorfälle: Datensätze mit Mängeln, die eine automatisierte Verarbeitung verhindern. Typische Fehlerkategorien umfassen:

    • Formale Fehler: Ungültiges Dateiformat, fehlende oder falsch formatierte Felder (z. B. falsches Datumsformat).
    • Inhaltliche Fehler: Logische Widersprüche (z. B. negativer Rechnungsbetrag), ungültige Referenzen (z. B. nicht existierende Kundennummer).
    • Technische Fehler: Beschädigte Datensätze, inkonsistente Prüfsummen.

Hinweis: Die Klassifizierung sollte automatisiert mittels Validierungssoftware erfolgen, um manuelle Fehler zu vermeiden. Viele Systeme (z. B. ERP- oder Buchhaltungssoftware) bieten integrierte Prüfroutinen, die fehlerhafte Datensätze kennzeichnen.

2. Technische Umsetzung der Aufteilung

Die Aufteilung erfolgt in drei Schritten:

a) Extraktion der fehlerfreien Datensätze

  • Filterung: Die Validierungssoftware trennt die als „fehlerfrei“ markierten Datensätze von den fehlerhaften.
  • Export: Die fehlerfreien Datensätze werden in eine neue Übertragungsdatei exportiert, die dem vorgegebenen Format entspricht (z. B. XML, CSV, EDIFACT). Wichtig: Die Datei muss dieselbe Struktur aufweisen wie die ursprüngliche Gesamtdatei, um Kompatibilität mit den Empfängersystemen zu gewährleisten.

b) Separate Speicherung der fehlerhaften Datensätze

  • Protokollierung: Jeder fehlerhafte Datensatz wird mit einer eindeutigen Fehlerkennung und -beschreibung versehen (z. B. „Feld ‚Steuernummer‘ fehlt“).
  • Export: Die fehlerhaften Datensätze werden in eine zweite Datei exportiert, die zusätzlich ein Fehlerprotokoll enthält. Dieses Protokoll sollte folgende Informationen umfassen:
    • Eindeutige Datensatz-ID (zur späteren Zuordnung).
    • Fehlercode und -beschreibung.
    • Empfohlene Korrekturmaßnahme (falls automatisch generierbar).

c) Validierung der separaten Dateien

  • Prüfung der fehlerfreien Datei:
    • Erneute Validierung, um sicherzustellen, dass keine fehlerhaften Datensätze versehentlich übernommen wurden.
    • Prüfung auf Vollständigkeit (z. B. keine Lücken in fortlaufenden Nummernkreisen).
  • Prüfung der Fehlerdatei:
    • Konsistenzcheck: Alle als fehlerhaft markierten Datensätze müssen tatsächlich Mängel aufweisen.
    • Plausibilitätsprüfung: Keine „falsch positiven“ Fehler (z. B. durch veraltete Validierungsregeln).

3. Übermittlung der Dateien

  • Fehlerfreie Datei:
    • Wird unverzüglich an den Empfänger übermittelt (z. B. per SFTP, Webservice oder manuellem Upload).
    • Empfehlung: Nutzen Sie beschleunigte Übertragungswege (z. B. priorisierte Serververbindungen), falls verfügbar.
  • Fehlerhafte Datei:
    • Wird zunächst intern zur Korrektur vorgehalten. Nach der Behebung der Fehler können die Datensätze entweder:
      • In einer neuen, separaten Übertragungsdatei nachgereicht werden, oder
      • Mit der nächsten regulären Übertragung (z. B. im nächsten Batch) übermittelt werden.

Hinweis: Dokumentieren Sie den Übermittlungsstatus beider Dateien (z. B. Zeitstempel, Empfängerbestätigung) für Nachweiszwecke.

4. Nachbearbeitung der fehlerhaften Datensätze

  • Korrekturprozess:
    • Fehler werden anhand des Fehlerprotokolls behoben (manuell oder automatisiert).
    • Beispiel: Ergänzung fehlender Pflichtfelder, Korrektur von Formatfehlern.
  • Revalidierung:
    • Die korrigierten Datensätze durchlaufen erneut die Validierungsroutine, um sicherzustellen, dass alle Mängel behoben wurden.
  • Wiedereinreichung:
    • Die korrigierten Datensätze werden in einer neuen Übertragungsdatei zusammengefasst und übermittelt.

5. Dokumentation und Compliance

  • Protokollierung:
    • Führen Sie ein Log über die Aufteilung, Korrektur und Übermittlung der Datensätze (z. B. in einem Transaktionsjournal).
    • Dokumentieren Sie:
      • Anzahl der fehlerfreien/fehlerhaften Datensätze.
      • Art der Fehler und durchgeführte Korrekturen.
      • Zeitpunkte der Übermittlungen.
  • Revisionssicherheit:
    • Speichern Sie alle Versionen der Übertragungsdateien (Original, fehlerfrei, fehlerhaft, korrigiert) für mindestens die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (z. B. 10 Jahre nach § 147 AO in Deutschland).
    • Nutzen Sie digitale Signaturen oder Hashwerte, um die Integrität der Dateien nachzuweisen.

6. Typische Fallstricke und Lösungen

Problem Lösung
Manuelle Aufteilung führt zu Fehlern Automatisierte Validierungstools einsetzen (z. B. SAP IDoc, EDI-Validator).
Fehlerhafte Datensätze werden übersehen Doppelte Prüfung durch unabhängige Systeme (z. B. Vorab-Testlauf).
Inkonsistente Dateistrukturen Einheitliche Templates für alle Übertragungsdateien verwenden.
Verzögerte Korrektur fehlerhafter Datensätze Priorisierte Bearbeitung kritischer Fehler (z. B. steuerrelevante Mängel).

7. Rechtliche und technische Rahmenbedingungen

  • Gesetzliche Vorgaben:
    • Die Aufteilung muss den Anforderungen der jeweiligen Fachverfahren entsprechen (z. B. GoBD für steuerrelevante Daten, DSGVO für personenbezogene Daten).
    • Bei elektronischen Rechnungen sind die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und des nationalen Umsatzsteuerrechts zu beachten.
  • Technische Standards:
    • Nutzen Sie etablierte Formate wie XRechnung (für öffentliche Auftraggeber in Deutschland) oder EDIFACT (für internationale Geschäftsvorfälle).
    • Halten Sie sich an die Spezifikationen des Empfängers (z. B. Feldlängen, Zeichensätze).

Zusammenfassung der Vorgehensweise

  1. Validierung: Automatisierte Prüfung aller Geschäftsvorfälle auf Fehler.
  2. Aufteilung: Separate Exportdateien für fehlerfreie und fehlerhafte Datensätze erstellen.
  3. Übermittlung: Fehlerfreie Datei sofort versenden; fehlerhafte Datei intern korrigieren.
  4. Nachbearbeitung: Fehler beheben, revalidieren und nachreichen.
  5. Dokumentation: Vollständige Protokollierung aller Schritte für Compliance und Nachweisbarkeit.

Durch diese strukturierte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass fehlerfreie Daten zeitnah verarbeitet werden können, während fehlerhafte Datensätze gezielt und ohne Verzögerung der Gesamtübertragung korrigiert werden.

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