Informationen zu den zusätzlichen Kosten für die optionale XML-Datei-Unterstützung
Die Bereitstellung von Rechnungs- und Transaktionsdaten in verschiedenen Formaten dient der technischen Flexibilität und der Anpassung an unterschiedliche Systemanforderungen. Während die Standard-PDF-Datei ohne zusätzliche Gebühren zur Verfügung gestellt wird, ist die optionale XML-Datei-Unterstützung mit einem Entgelt verbunden. Die genauen Kosten richten sich nach den im APERAK-Anwendungshandbuch (Seite 3, Stand: 01.04.) sowie den jeweiligen vertraglichen oder tariflichen Regelungen des Dienstleisters.
1. Kostenstruktur im Überblick
Die XML-Datei wird als erweiterte Dienstleistung angeboten und unterliegt einer separaten Preisgestaltung. Die Höhe der Zusatzkosten hängt von folgenden Faktoren ab:
Anzahl der bereitgestellten XML-Dateien Pro Transaktion oder Rechnung kann eine XML-Datei generiert werden. Die Kosten werden entweder pro Datei oder als Pauschalgebühr für ein bestimmtes Kontingent berechnet.
Komplexität der Datenstruktur XML-Dateien ermöglichen eine maschinelle Weiterverarbeitung und enthalten strukturierte Metadaten (z. B. nach XRechnung, ZUGFeRD oder branchenspezifischen Standards wie EDIFACT). Die Aufbereitung dieser Daten kann je nach Formatierungsaufwand variieren.
Vertragliche Vereinbarungen Die Preise können in Rahmenverträgen mit dem Dienstleister festgelegt sein. Typische Modelle umfassen:
- Einzelabrechnung: Kosten pro XML-Datei (z. B. 0,50 € bis 2,00 €, abhängig vom Volumen).
- Abonnementmodell: Monatliche oder jährliche Pauschale für ein festgelegtes Kontingent (z. B. 50 €/Monat für bis zu 100 Dateien).
- Dynamische Staffelpreise: Rabatte bei hohen Transaktionsvolumina (z. B. ab 1.000 Dateien/Monat).
2. Vergleich: PDF vs. XML
| Kriterium | Standard-PDF-Datei | Optionale XML-Datei |
|---|---|---|
| Kosten | Keine zusätzlichen Gebühren | Entgeltpflichtig (siehe oben) |
| Verwendungszweck | Manuelle Prüfung, Archivierung, Druck | Automatisierte Verarbeitung, Integration in ERP-Systeme |
| Datenstruktur | Unstrukturiert (nur lesbar) | Strukturiert (maschinenlesbar, z. B. für Buchhaltung) |
| Technische Anforderungen | Keine besonderen Voraussetzungen | Kompatibilität mit XML-Schemata (z. B. XRechnung) erforderlich |
| Rechtliche Relevanz | Ausreichend für steuerliche Aufbewahrungspflicht | Oft erforderlich für digitale Rechnungsprozesse (z. B. in der öffentlichen Verwaltung) |
3. Rechtliche und praktische Hinweise
Steuerliche Pflichten: Die XML-Datei ist nicht zwingend für die Erfüllung der steuerlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) erforderlich, sofern die PDF-Datei alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Allerdings kann die XML-Datei die automatisierte Prüfung durch Finanzbehörden erleichtern.
Technische Integration: Vor der Nutzung der XML-Option sollte geprüft werden, ob die eigenen Systeme (z. B. Buchhaltungssoftware) das gewählte XML-Format (z. B. XRechnung 2.2, ZUGFeRD 2.1) unterstützen. Andernfalls können zusätzliche Konvertierungskosten anfallen.
Transparenz der Kosten: Die genauen Preise sind in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder dem Preisverzeichnis des Dienstleisters aufgeführt. Bei Unklarheiten empfiehlt sich eine direkte Anfrage an den Anbieter, da die Kosten je nach Vertrag variieren können.
4. Empfehlung
Für kleine Unternehmen oder geringe Transaktionsvolumina: Die PDF-Datei ist in der Regel ausreichend und kostengünstiger. Die XML-Option lohnt sich nur bei automatisierten Prozessen.
Für mittlere bis große Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber: Die XML-Datei kann die Effizienz steigern, insbesondere bei der Anbindung an ERP-Systeme oder bei der Einhaltung von E-Rechnungsvorgaben (z. B. EU-Richtlinie 2014/55/EU).
Prüfung vor Beauftragung: Klären Sie vorab:
- Welches XML-Format wird unterstützt?
- Gibt es Mindestabnahmemengen oder Vertragslaufzeiten?
- Werden zusätzliche Services (z. B. Validierung der XML-Datei) angeboten?
5. Weiterführende Informationen
- APERAK-Anwendungshandbuch (Seite 3, Stand: 01.04.): Enthält technische Spezifikationen zur XML-Struktur.
- XRechnung-Standard: www.xrechnung.de (für öffentliche Auftraggeber).
- ZUGFeRD-Format: www.ferd-net.de (für den privatwirtschaftlichen Bereich).
Für eine verbindliche Kostenauskunft wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Dienstleister oder prüfen Sie die aktuellen Preislisten.