APERAK-Anerkennungsmeldung: Anwendung, Erstellung und Versand
Die APERAK-Nachricht (Application Error and Acknowledgement Message, EDIFACT-Segment) dient im elektronischen Datenaustausch (EDI) der Bestätigung oder Ablehnung empfangener Geschäftsdokumente (z. B. Bestellungen, Rechnungen oder Lieferavise). Die Anerkennungsmeldung (APERAK) wird insbesondere verwendet, um den Erhalt eines Dokuments zu quittieren, formale oder inhaltliche Fehler zu melden oder dessen Verarbeitung zu bestätigen. Nachfolgend werden die korrekte Anwendung sowie die erforderlichen Schritte für Erstellung und Versand detailliert beschrieben.
1. Zweck und Anwendungsfälle der APERAK-Anerkennungsmeldung
Die APERAK-Nachricht erfüllt folgende Funktionen:
- Empfangsbestätigung: Quittierung des erfolgreichen Eingangs eines Dokuments (z. B. einer ORDERS-Nachricht).
- Fehlermeldung: Rückmeldung bei syntaktischen (z. B. falsches Format) oder semantischen Fehlern (z. B. ungültige Artikelnummern).
- Verarbeitungsstatus: Information über die Annahme oder Ablehnung des Dokuments (z. B. "verarbeitet", "abgelehnt", "in Bearbeitung").
- Korrekturhinweise: Bei Fehlern können konkrete Anpassungen (z. B. fehlende Pflichtfelder) übermittelt werden.
Typische Szenarien:
- Ein Lieferant bestätigt den Erhalt einer Bestellung (ORDERS) und meldet deren Annahme oder Ablehnung.
- Ein Kunde quittiert den Eingang einer Rechnung (INVOIC) und teilt mit, ob diese akzeptiert oder beanstandet wird.
- Ein Logistikdienstleister bestätigt den Empfang eines Lieferavis (DESADV) und meldet ggf. Diskrepanzen (z. B. falsche Mengenangaben).
2. Struktur und Inhalte einer APERAK-Nachricht
Die APERAK-Nachricht folgt dem EDIFACT-Standard (UN/EDIFACT) und besteht aus definierten Segmenten. Die wichtigsten Komponenten sind:
| Segment | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| UNA | Trennzeichendefinition (optional, falls nicht im System vordefiniert). | UNA:+.? ' |
| UNB | Übertragungsheader (Absender, Empfänger, Datum, Referenz). | UNB+UNOC:3+SenderID+EmpfängerID+230515:1430+123456' |
| UNH | Nachrichtenheader (Nachrichtentyp, Version, Referenz). | UNH+1+APERAK:D:07B:UN' |
| BGM | Beginn der Nachricht (Dokumententyp, Referenz, Status). | BGM+23+Bestellnr123+9' (9 = Annahme) |
| DTM | Datum/Zeitangaben (z. B. Erstellungsdatum der APERAK). | DTM+137:20230515:102' |
| RFF | Referenz auf das ursprüngliche Dokument (z. B. Bestellnummer). | RFF+ON:Bestellnr123' |
| ERC | Fehlercode (falls zutreffend, z. B. "5" = syntaktischer Fehler). | ERC+5' |
| FTX | Freitext für zusätzliche Hinweise (z. B. Fehlerbeschreibung). | FTX+AAI+++Fehlende Artikelnummer in Position 2' |
| UNT | Nachrichtenabschluss (Anzahl Segmente, Referenz). | UNT+8+1' |
| UNZ | Übertragungsabschluss (Anzahl Nachrichten, Referenz). | UNZ+1+123456' |
Hinweis:
- Der Statuscode im
BGM-Segment ist entscheidend:9= Annahme (positiv)8= Ablehnung (negativ)7= Teilweise Annahme (mit Einschränkungen)
- Bei Fehlern müssen konkrete Codes (z. B. aus der EDIFACT-Fehlerliste) im
ERC-Segment angegeben werden.
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und zum Versand
Schritt 1: Empfang des Ursprungsdokuments prüfen
- Technische Prüfung:
- Wurde das Dokument korrekt empfangen (z. B. über AS2, SFTP, X.400)?
- Entspricht das Format den vereinbarten Standards (z. B. EDIFACT D.07B)?
- Inhaltliche Prüfung:
- Sind alle Pflichtfelder vorhanden (z. B. Bestellnummer, Lieferdatum)?
- Stimmen die Daten mit internen Systemen überein (z. B. Artikelnummern, Preise)?
Schritt 2: APERAK-Nachricht generieren
- Automatisierte Erstellung:
- Moderne EDI-Systeme (z. B. SAP IDoc, IBM Sterling) generieren APERAK-Nachrichten automatisch basierend auf vordefinierten Regeln.
- Beispiel: Bei einer fehlerhaften Bestellung wird eine APERAK mit
BGM+8(Ablehnung) undERC+5(syntaktischer Fehler) erstellt.
- Manuelle Erstellung (falls erforderlich):
- Nutzen Sie einen EDIFACT-Editor (z. B. EDI Notepad, Altova MapForce) oder ein Template.
- Füllen Sie die Segmente gemäß der oben genannten Struktur aus.
- Wichtig: Die Referenz (
RFF) muss mit der des Ursprungsdokuments übereinstimmen.
Schritt 3: Validierung der APERAK-Nachricht
- Syntaxprüfung:
- Nutzen Sie einen EDIFACT-Validator (z. B. EDI Validator), um formale Fehler zu vermeiden.
- Logische Prüfung:
- Stimmt der Statuscode (
BGM) mit dem tatsächlichen Verarbeitungsstatus überein? - Sind Fehlercodes (
ERC) und Freitexte (FTX) präzise und verständlich?
- Stimmt der Statuscode (
Schritt 4: Versand der APERAK-Nachricht
- Übertragungsweg:
- Verwenden Sie denselben Kanal wie für das Ursprungsdokument (z. B. AS2, SFTP).
- Beispiel AS2-Konfiguration:
- Empfänger-URL:
https://partner.example.com/as2-receiver - Zertifikat: Gültiges SSL-Zertifikat für die Verschlüsselung.
- Empfänger-URL:
- Protokollierung:
- Dokumentieren Sie den Versand im EDI-System (z. B. mit Zeitstempel und Referenznummer).
- Bei manuellen Prozessen: Führen Sie ein Versandprotokoll (z. B. Excel, Datenbank).
Schritt 5: Nachverfolgung und Eskalation
- Empfangsbestätigung:
- Fordern Sie eine technische Quittung (z. B. MDN bei AS2) an, um den erfolgreichen Versand zu bestätigen.
- Fehlerbehandlung:
- Bei ausbleibender APERAK des Partners: Prüfen Sie die Übertragungslogs und kontaktieren Sie den Partner ggf. per E-Mail oder Telefon.
- Bei wiederholten Fehlern: Eskalieren Sie an die zuständige EDI-Koordination oder den IT-Support.
4. Häufige Fehler und Lösungsansätze
| Fehler | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| APERAK wird nicht generiert | Fehlende Regel im EDI-System oder falsche Konfiguration. | Prüfen Sie die Mapping-Regeln und Trigger-Bedingungen. |
Falsche Referenz im RFF-Segment |
Manuelle Eingabe oder Systemfehler. | Automatisieren Sie die Referenzübernahme aus dem Ursprungsdokument. |
Unklare Fehlerbeschreibung (FTX) |
Zu allgemeine Formulierung (z. B. "Fehler in Position 1"). | Präzisieren Sie den Fehler (z. B. "Ungültige GTIN in Position 1"). |
| APERAK wird nicht empfangen | Übertragungsfehler (z. B. falsche AS2-Konfiguration). | Prüfen Sie die Kommunikationslogs und testen Sie den Kanal mit einem Ping. |
| Inkonsistente Statuscodes | BGM+9 (Annahme) trotz Fehlern im Dokument. |
Korrigieren Sie die Logik im EDI-System oder passen Sie die Regeln an. |
5. Rechtliche und vertragliche Aspekte
- Vereinbarungen im EDI-Vertrag:
- Die Pflicht zur APERAK-Nachricht sollte im EDI-Rahmenvertrag oder Partnerprofil geregelt sein.
- Definieren Sie Fristen (z. B. "APERAK muss innerhalb von 24 Stunden nach Dokumentenempfang versendet werden").
- Beweissicherung:
- Archivieren Sie sowohl das Ursprungsdokument als auch die APERAK für mindestens 10 Jahre (gemäß GoBD).
- Nutzen Sie digitale Signaturen, um die Authentizität der Nachrichten nachzuweisen.
6. Tools und Ressourcen
- EDIFACT-Standards:
- Offizielle Dokumentation: UN/EDIFACT
- Fehlercodes: EDIFACT Error Codes
- Software:
- EDI-Konverter: Altova MapForce, IBM Sterling B2B Integrator
- Validatoren: EDI Validator, EDI Notepad
- Kommunikation: AS2-Tools wie Mendelson AS2, OpenAS2
Zusammenfassung
Die korrekte Anwendung der APERAK-Anerkennungsmeldung erfordert:
- Eine systematische Prüfung des empfangenen Dokuments (technisch und inhaltlich).
- Die standardkonforme Erstellung der APERAK mit präzisen Status- und Fehlercodes.
- Einen sicheren Versand über den vereinbarten EDI-Kanal.
- Eine lückenlose Dokumentation für Compliance und Nachverfolgbarkeit.
Durch die Einhaltung dieser Schritte wird die Transparenz im elektronischen Geschäftsverkehr gewährleistet und Fehler frühzeitig erkannt. Bei komplexen EDI-Prozessen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister oder die Nutzung spezialisierter Softwarelösungen.