Willi Mako
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APERAK-Nachricht: Regeln & Anwendung im EDI-Datenaustausch

ID#2B0-56
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TAGS [EDIFACT][LIEFERANTENWECHSEL][MESSSTELLENBETREIBER][PROZESS][GPKE][GELI GAS][MESSWERT][ZUORDNUNG]

Anwendung und Regeln der APERAK-Nachricht im spartenübergreifenden Datenaustausch

1. Zweck und Funktion der APERAK-Nachricht

Die APERAK-Nachricht (Application Error and Acknowledgement Message, EDIFACT-Segment: APERAK) dient der technischen und inhaltlichen Bestätigung oder Fehlerrückmeldung im elektronischen Datenaustausch (EDI). Sie wird eingesetzt, um den Empfang von Nachrichten (z. B. ORDERS, INVOIC, DESADV) zu quittieren und bei Fehlern konkrete Korrekturhinweise zu übermitteln. Im spartenübergreifenden Datenaustausch – etwa zwischen Energieversorgern, Netzbetreibern, Lieferanten und Messstellenbetreibern – erfüllt die APERAK folgende zentrale Funktionen:

  • Technische Quittierung: Bestätigung des erfolgreichen Empfangs einer Nachricht (z. B. bei syntaktischer Korrektheit).
  • Inhaltliche Rückmeldung: Meldung von Fehlern (z. B. ungültige Referenznummern, fehlende Pflichtfelder) oder Warnungen (z. B. abweichende Werte).
  • Prozesssteuerung: Auslösung von Folgeaktionen (z. B. erneute Übermittlung einer korrigierten Nachricht).

2. Konkrete Anwendung in spartenübergreifenden Prozessen

Die APERAK wird in verschiedenen Szenarien des intersektoralen Datenaustauschs eingesetzt, insbesondere in den Bereichen Energiewirtschaft (Strom/Gas), Logistik und Handel. Typische Anwendungsfälle sind:

2.1 Energieversorgung (Strom/Gas)

  • Wechselprozesse (GPKE/GeLi Gas):

    • Bei der Übermittlung von Lieferantenwechselmeldungen (UTILMD) prüft der Empfänger (z. B. Netzbetreiber) die Nachricht auf formale und inhaltliche Korrektheit.
    • Bei Fehlern (z. B. falsche Zählpunktbezeichnung) sendet der Netzbetreiber eine APERAK mit Fehlercode (z. B. EAN001 für ungültige EAN) zurück.
    • Der Lieferant muss die Nachricht korrigieren und erneut übermitteln.

  • Abrechnungsdaten (MSCONS):

    • Bei fehlerhaften Messwerten (z. B. unplausible Verbrauchsdaten) quittiert der Empfänger die MSCONS mit einer APERAK, die den Fehler spezifiziert (z. B. VAL002 für Wert außerhalb des Toleranzbereichs).

2.2 Logistik und Handel

  • Bestellabwicklung (ORDERS/ORDCHG):

    • Der Lieferant bestätigt den Eingang einer Bestellung mit einer APERAK und meldet ggf. Abweichungen (z. B. nicht lieferbare Artikel).
    • Bei Syntaxfehlern (z. B. fehlendes Pflichtfeld) wird eine technische APERAK mit Fehlercode (z. B. SYN003) gesendet.

  • Rechnungsprüfung (INVOIC):

    • Der Empfänger prüft die Rechnung auf Übereinstimmung mit der Bestellung/Lieferung.
    • Bei Diskrepanzen (z. B. falsche Preise) wird eine inhaltliche APERAK mit Korrekturhinweisen übermittelt.

3. Spezifische Regeln für die APERAK-Nutzung

Die Anwendung der APERAK unterliegt branchenspezifischen und technischen Vorgaben, die in folgenden Standards und Richtlinien definiert sind:

3.1 EDIFACT-Syntax und Struktur

  • Die APERAK folgt der EDIFACT-Syntax (ISO 9735) und besteht aus:

    • UNB/UNZ: Übertragungsrahmen (Absender/Empfänger, Referenz).
    • UNH/UNT: Nachrichtenkopf/-ende (Nachrichtentyp APERAK).
    • Segmentgruppe 1 (SG1): Fehlerdetails (z. B. ERC-Segment für Fehlercodes, FTX für Freitext-Hinweise).
    • Segmentgruppe 2 (SG2): Referenz auf die ursprüngliche Nachricht (z. B. RFF-Segment mit der Nachrichten-ID der fehlerhaften ORDERS).

  • Pflichtsegmente:

    • ERC (Error Code): Muss den Fehler eindeutig klassifizieren (z. B. EAN001 für ungültige EAN).
    • RFF: Referenz auf die ursprüngliche Nachricht (z. B. ACW für die Nachrichten-ID der fehlerhaften INVOIC).
    • DTM: Zeitstempel der Fehlererkennung.

3.2 Branchenspezifische Fehlercodes

Die Fehlerklassifizierung erfolgt nach standardisierten Codes, die je nach Branche variieren:

Branche Fehlercode-Beispiel Bedeutung Quelle
Energiewirtschaft EAN001 Ungültige EAN-Nummer GPKE/GeLi Gas
VAL002 Messwert außerhalb des Toleranzbereichs MSCONS (BDEW)
Logistik/Handel SYN003 Syntaxfehler (fehlendes Pflichtfeld) EDIFACT-Standard
PRC005 Preisabweichung INVOIC (DIN EN 16931)
  • Hinweis: Die Codes müssen eindeutig sein und dürfen nicht doppelt belegt werden. Branchenspezifische Code-Listen sind in den jeweiligen Implementierungsleitfäden (z. B. BDEW für MSCONS) hinterlegt.

3.3 Zeitliche Vorgaben

  • Quittierungspflicht: Der Empfänger muss eine APERAK innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt der Nachricht senden (gilt z. B. für GPKE/GeLi Gas).
  • Wiederholungsfristen: Bei Fehlern muss der Absender die korrigierte Nachricht innerhalb von 3 Werktagen erneut übermitteln (branchenspezifisch geregelt).

3.4 Protokollierung und Nachweispflicht

  • Dokumentation: Alle APERAK-Nachrichten müssen mindestens 10 Jahre archiviert werden (Compliance-Anforderung nach § 257 HGB, GoBD).
  • Referenzierung: Die APERAK muss die Nachrichten-ID der ursprünglichen Nachricht enthalten, um eine eindeutige Zuordnung zu ermöglichen.

3.5 Technische Anforderungen

  • Zeichensatz: UTF-8 (empfohlen) oder ISO-8859-1.
  • Verschlüsselung: Bei sensiblen Daten (z. B. Abrechnungsdaten) muss die APERAK TLS-verschlüsselt übertragen werden.
  • Testumgebung: Vor Produktivsetzung muss die APERAK in einer Testumgebung (z. B. EDI-Clearingstelle) validiert werden.

4. Typische Fehler und Lösungsansätze

Fehler Ursache Lösung
APERAK wird nicht gesendet Technischer Fehler im EDI-System Systemprüfung, Monitoring der Nachrichtenflüsse
Ungültiger Fehlercode Falsche Code-Zuordnung Prüfung der branchenspezifischen Code-Listen (z. B. BDEW-Leitfaden)
Fehlende Referenz auf Ursprungsnachricht Unvollständige APERAK-Struktur Ergänzung des RFF-Segments mit der Nachrichten-ID
Zeitüberschreitung Manuelle Bearbeitung Automatisierung der APERAK-Generierung, Eskalationsprozesse einrichten

5. Rechtliche und normative Grundlagen

Die Nutzung der APERAK basiert auf folgenden Vorgaben:

  • EDIFACT-Standard (ISO 9735): Definiert die Syntax und Struktur.
  • Branchenspezifische Leitfäden:
    • Energiewirtschaft: GPKE/GeLi Gas (BNetzA), MSCONS (BDEW).
    • Handel/Logistik: DIN EN 16931 (elektronische Rechnungsstellung), EDI@Energy.
  • Gesetzliche Anforderungen:
    • GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen).
    • DSGVO: Bei personenbezogenen Daten in APERAK-Nachrichten (z. B. Kundennummern).

6. Fazit

Die APERAK ist ein zentrales Steuerungsinstrument im spartenübergreifenden Datenaustausch, das sowohl technische als auch inhaltliche Rückmeldungen ermöglicht. Ihre korrekte Anwendung erfordert:

  1. Einhaltung der EDIFACT-Syntax und branchenspezifischer Fehlercodes.
  2. Zeitnahe Quittierung und klare Referenzierung der Ursprungsnachricht.
  3. Dokumentationspflichten zur Nachweisführung.
  4. Automatisierte Prozesse, um manuelle Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.

Bei Nichteinhaltung der Regeln drohen Prozessverzögerungen, Compliance-Verstöße oder finanzielle Sanktionen (z. B. bei fehlerhaften Abrechnungsdaten in der Energiewirtschaft). Eine regelmäßige Überprüfung der APERAK-Implementierung anhand der aktuellen Leitfäden ist daher unerlässlich.

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