Willi Mako
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APERAK-Nachricht: Regeln für spartenübergreifenden EDI-Datenaustausch

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TAGS [EDIFACT][PROZESS][FEHLERBEHANDLUNG]

Regeln zum Einsatz der APERAK-Nachricht in spartenübergreifenden Datenaustauschprozessen

1. Zweck und Anwendungsbereich der APERAK-Nachricht

Die APERAK-Nachricht (Application Error and Acknowledgement Message, EDIFACT-Segment: APERAK) dient der strukturierten Übermittlung von Empfangsbestätigungen, Fehlermeldungen oder Statusrückmeldungen im elektronischen Datenaustausch (EDI). Sie wird insbesondere in spartenübergreifenden Prozessen eingesetzt, um die technische und inhaltliche Validierung von Geschäftsnachrichten (z. B. ORDERS, INVOIC, DESADV) zwischen Geschäftspartnern zu steuern.

Typische Anwendungsfälle umfassen:

  • Technische Quittierung (z. B. Syntaxprüfung, Dateiformatvalidierung).
  • Inhaltliche Rückmeldungen (z. B. fehlende Pflichtfelder, logische Inkonsistenzen).
  • Prozesssteuerung (z. B. Ablehnung einer Bestellung mit Begründung).

Die APERAK ist kein Ersatz für fachliche Korrespondenz (z. B. Reklamationen), sondern ein automatisiertes Steuerungsinstrument im EDI-Workflow.

2. Konkrete Anwendung in spartenübergreifenden Prozessen

2.1 Integration in den Datenaustausch-Workflow

Die APERAK wird in der Regel asynchron zur ursprünglichen Nachricht versendet und folgt einem mehrstufigen Validierungsprozess:

  1. Empfang der Ursprungsnachricht (z. B. eine Bestellung im Format ORDERS).
  2. Technische Prüfung (Syntax, Zeichensatz, Struktur gemäß EDIFACT/EDI-Standard).
    • Bei Fehlern: APERAK mit Fehlercode (z. B. EDI01 für Syntaxfehler) und Beschreibung.
  3. Fachliche Prüfung (Plausibilität, Referenzdaten, Geschäftsregeln).
    • Bei Fehlern: APERAK mit fachlichem Fehlercode (z. B. BUS02 für ungültige Artikelnummer).
  4. Positive Quittierung (optional): APERAK mit Status ACCEPTED oder PROCESSED.

Beispiel: Ein Lieferant erhält eine Bestellung (ORDERS) mit einer ungültigen Lieferadresse. Er sendet eine APERAK mit:

  • Fehlercode: BUS05 (Adressvalidierung fehlgeschlagen)
  • Segment: ERC+1+::BUS05 (EDIFACT-Syntax)
  • Freitext: "Lieferadresse nicht im System hinterlegt – bitte korrigieren."

2.2 Spartenübergreifende Besonderheiten

Da die APERAK in unterschiedlichen Branchen (z. B. Handel, Logistik, Energiewirtschaft) eingesetzt wird, sind folgende branchenspezifische Regeln zu beachten:

Branche Typische APERAK-Anwendung Besondere Regeln
Einzelhandel Quittierung von Bestellungen (ORDERS), Rechnungen (INVOIC), Lieferavisen (DESADV). - GS1-Standards (z. B. EANCOM) für Fehlercodes.
- Zeitkritische Rückmeldung (z. B. innerhalb von 2 Stunden bei Eilbestellungen).
Logistik Statusmeldungen zu Transportaufträgen (IFTMIN), Lagerbewegungen (INVRPT). - GLN-Referenzierung (Global Location Number) für eindeutige Partneridentifikation.
Energiewirtschaft Bestätigung von Lieferabrufen (UTILMD), Zählerstandsmeldungen (MSCONS). - EDIG@S-Standard für Fehlercodes (z. B. E01 für ungültiges Messintervall).
Automobilindustrie Rückmeldung zu Lieferplänen (DELFOR), Qualitätsmeldungen (QUALITY). - VDA-Empfehlungen (z. B. VDA 4938 für APERAK-Strukturen).

3. Spezifische Regeln für die APERAK-Nachricht

3.1 Struktur und Pflichtfelder

Die APERAK folgt der EDIFACT-Syntax und muss mindestens folgende Segmente enthalten:

Segment Beschreibung Pflicht? Beispiel
UNH Nachrichtenkopf (Referenz zur Ursprungsnachricht). Ja UNH+1+APERAK:D:01B:UN'
BGM Dokumentenart (z. B. "Fehlermeldung"). Ja BGM+23+123456+9' (23 = Fehler, 123456 = Referenznummer)
DTM Datum/Uhrzeit der APERAK. Ja DTM+137:20240515:102' (137 = Erstellungsdatum)
RFF Referenz zur Ursprungsnachricht (z. B. Bestellnummer). Ja RFF+ON:4711' (ON = Order Number)
ERC Fehlercode und -beschreibung. Ja ERC+1+::BUS02' (1 = Fehler, BUS02 = ungültige Artikelnummer)
FTX Freitext zur Fehlererläuterung (optional, aber empfohlen). Nein FTX+AAI+++Ungültige Artikelnummer: 999999 nicht im Katalog'
UNT Nachrichtenende. Ja UNT+7+1'

3.2 Fehlercodes und Klassifizierung

Fehler werden in der APERAK standardisiert über Codes kommuniziert. Gängige Klassifizierungen:

Fehlerkategorie Code-Präfix Beispiele Branchenstandard
Technische Fehler EDI EDI01 (Syntaxfehler), EDI03 (ungültiges Format) EDIFACT, ANSI X12
Fachliche Fehler BUS BUS02 (ungültige Artikelnummer), BUS05 (Adressfehler) GS1 (EANCOM), VDA
Prozessfehler PRC PRC01 (Nachricht zu spät empfangen), PRC04 (Duplikat) EDIG@S (Energiewirtschaft)

Hinweis:

  • Branchenspezifische Codes haben Vorrang (z. B. E01 in der Energiewirtschaft).
  • Freitext sollte nur ergänzend verwendet werden, wenn der Fehler nicht über Codes abbildbar ist.

3.3 Zeitliche und prozessuale Vorgaben

  • Reaktionszeiten:
    • Technische Fehler: APERAK muss innerhalb von 1 Stunde nach Empfang der Ursprungsnachricht gesendet werden.
    • Fachliche Fehler: Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden (branchenspezifisch, z. B. 4 Stunden im Einzelhandel).
  • Wiederholungsregeln:
    • Bei technischen Fehlern darf die Ursprungsnachricht nur einmal korrigiert neu gesendet werden.
    • Bei fachlichen Fehlern ist eine manuelle Klärung (z. B. per E-Mail) erforderlich, bevor die Nachricht erneut versendet wird.
  • Positive Quittierung:
    • Optional, aber empfohlen, um den erfolgreichen Abschluss eines Prozesses zu bestätigen (z. B. BGM+21 für "akzeptiert").

4. Praktische Empfehlungen für die Implementierung

  1. Dokumentation der Fehlercodes:
    • Geschäftspartner müssen sich auf einheitliche Codes einigen (z. B. über eine Code-Liste im EDI-Handbuch).
  2. Automatisierte Verarbeitung:
    • APERAK-Nachrichten sollten maschinell auswertbar sein, um manuelle Nachbearbeitung zu minimieren.
  3. Monitoring:
    • Fehlerstatistiken führen, um häufige Probleme (z. B. falsche Artikelnummern) zu identifizieren.
  4. Testphase:
    • Vor Produktivsetzung APERAK-Workflows im Testsystem prüfen (z. B. mit simulierten Fehlern).

5. Rechtliche und vertragliche Aspekte

  • EDI-Vereinbarungen:
    • Die Verwendung der APERAK sollte vertraglich geregelt sein (z. B. im EDI-Rahmenvertrag).
    • Klärung von Haftungsfragen bei verspäteten oder fehlerhaften APERAK-Nachrichten.
  • Compliance:
    • In regulierten Branchen (z. B. Energiewirtschaft) sind APERAK-Pflichten gesetzlich vorgeschrieben (z. B. § 40 EnWG in Deutschland).

Zusammenfassung

Die APERAK ist ein zentrales Steuerungselement im spartenübergreifenden EDI, das technische und fachliche Rückmeldungen strukturiert übermittelt. Ihre korrekte Anwendung erfordert:

  1. Einhaltung der EDIFACT-Struktur mit Pflichtsegmenten.
  2. Verwendung standardisierter Fehlercodes (branchenspezifisch).
  3. Klare zeitliche und prozessuale Vorgaben für die Rückmeldung.
  4. Vertragliche Absicherung der APERAK-Nutzung zwischen Partnern.

Durch die automatisierte Fehlerbehandlung trägt die APERAK maßgeblich zur Effizienz und Zuverlässigkeit elektronischer Geschäftsprozesse bei.

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