Umsetzung der APERAK-Prozesse und Anforderungen im täglichen Arbeitsablauf Informationen zur praktischen Anwendung gemäß APERAK Anwendungshandbuch (Version 1.0, Stand: 01.04.2025)
1. Grundlagen und Vorbereitung
Das APERAK-Anwendungshandbuch (Application Error and Acknowledgement, EDIFACT-Nachrichtentyp) definiert standardisierte Prozesse zur Übermittlung von Fehlermeldungen, Bestätigungen und Korrekturanforderungen in elektronischen Geschäftsprozessen. Die Umsetzung erfordert eine strukturierte Herangehensweise in folgenden Schritten:
1.1 Systemvoraussetzungen prüfen
- EDI-Schnittstelle: Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-, Warenwirtschafts- oder EDI-System den EDIFACT-Standard (insbesondere APERAK-Nachrichten) unterstützt. Gängige Systeme wie SAP, Microsoft Dynamics oder spezialisierte EDI-Lösungen (z. B. SEEBURGER, TrueCommerce) bieten entsprechende Module.
- Nachrichtenformat: Verifizieren Sie, dass die APERAK-Nachricht in der korrekten Syntax (EDIFACT D.21A oder neuer) generiert und verarbeitet wird. Die Struktur umfasst Segmente wie:
- UNB/UNZ: Übertragungsrahmen
- UNH/UNT: Nachrichtenkopf/-ende
- BGM: Geschäftsvorfall (z. B. Fehlercode)
- DTM: Zeitstempel
- ERC/FTX: Fehlermeldungen und Freitext
- Testumgebung: Nutzen Sie vor der Produktivsetzung eine Testumgebung (z. B. mit Ihrem EDI-Partner), um Nachrichten zu validieren.
1.2 Rollen und Verantwortlichkeiten klären
- EDI-Verantwortliche/r: Koordiniert die technische Umsetzung, überwacht die Nachrichtenflüsse und leitet Fehler an die IT oder den Partner weiter.
- Fachabteilung: Prüft inhaltliche Korrektheit (z. B. Rechnungsdaten, Bestellnummern) und initiiert Korrekturen.
- IT/EDI-Team: Konfiguriert die Schnittstelle, richtet Filterregeln ein und sichert die Datenübertragung (z. B. via AS2, SFTP).
2. Konkrete Umsetzungsschritte
2.1 Nachrichtenempfang und -verarbeitung
a) Automatisierte Prüfung einrichten
- Richten Sie in Ihrem EDI-System Regeln zur Validierung ein, die eingehende APERAK-Nachrichten auf folgende Kriterien prüfen:
- Syntax: Korrekte Segmentierung und Feldlängen (z. B. UNH+1+APERAK:D:21A:UN’).
- Semantik: Plausibilität der Daten (z. B. gültige Referenznummern, Fehlercodes gemäß Handbuch).
- Partnerkennung: Abgleich der Absender-ID (UNB-Segment) mit Ihrer Partnerdatenbank.
- Beispiel für eine Fehlermeldung:
ERC+10++1:Rechnungsnummer ungültig’ FTX+AAI+++Rechnungsnummer 12345678 nicht im System gefunden’
b) Eskalationswege definieren
- Technische Fehler (z. B. Übertragungsabbrüche): Leiten Sie an die IT weiter (z. B. mit Screenshot der Fehlermeldung).
- Inhaltliche Fehler (z. B. falsche Bestellreferenz): Informieren Sie die Fachabteilung und den Partner per E-Mail oder über ein Ticketsystem (z. B. Jira, ServiceNow).
2.2 Fehlerbehandlung und Korrektur
a) Standardisierte Fehlertypen Das Handbuch klassifiziert Fehler in Kategorien (z. B. ERC-Codes). Typische Beispiele und Maßnahmen:
| Fehlercode | Beschreibung | Maßnahme |
|---|---|---|
| ERC+1 | Syntaxfehler | IT prüft EDI-Konfiguration; ggf. Partner kontaktieren. |
| ERC+10 | Referenznummer ungültig | Fachabteilung prüft Stammdaten (z. B. Bestellnummer) und korrigiert diese. |
| ERC+20 | Datumsformat falsch | Automatische Konvertierung prüfen oder manuell anpassen. |
| ERC+30 | Duplikat erkannt | Systemseitige Duplikatsprüfung aktivieren; Partner über Doppelung informieren. |
b) Korrekturprozess
- Fehleranalyse: Nutzen Sie das FTX-Segment (Freitext) der APERAK-Nachricht für detaillierte Hinweise.
- Datenkorrektur: Passen Sie die fehlerhaften Daten in Ihrem System an (z. B. Rechnungsnummer im ERP).
- Neuübertragung: Senden Sie die korrigierte Nachricht (z. B. INVOIC) erneut an den Partner.
- Bestätigung: Warten Sie auf eine APERAK-Bestätigung (ERC+0: Erfolgreich) oder eine erneute Fehlermeldung.
2.3 Protokollierung und Monitoring
- Log-Dateien: Speichern Sie alle APERAK-Nachrichten für mindestens 6 Monate (Compliance-Anforderungen, z. B. GoBD).
- Dashboards: Nutzen Sie Tools wie EDI-Monitoring-Software (z. B. SEEBURGER BIS, MuleSoft) zur Visualisierung von:
- Fehlerhäufigkeit pro Partner
- Bearbeitungszeiten
- Erfolgreichen vs. fehlgeschlagenen Übertragungen
- Regelmäßige Reviews: Führen Sie monatliche Auswertungen durch, um wiederkehrende Fehler zu identifizieren und Prozesse zu optimieren.
3. Zusammenarbeit mit Partnern
3.1 Kommunikationsstandards
- Vorlagen: Erstellen Sie Standard-E-Mails für häufige Fehler (z. B. "Fehlerhafte Rechnungsnummer – bitte korrigieren Sie die Referenz XYZ").
- EDI-Partnerhandbuch: Stimmen Sie mit Ihren Partnern ab, welche Fehlercodes und Korrekturprozesse gelten (z. B. maximale Antwortzeit: 24 Stunden).
- Testphase: Vor Produktivstart führen Sie mit jedem Partner Integrationstests durch, um APERAK-Nachrichten zu simulieren.
3.2 Eskalationsmanagement
- Priorisierung: Klassifizieren Sie Fehler nach Dringlichkeit (z. B. "Blockierende Fehler" wie ERC+1 vs. "Warnungen" wie ERC+20).
- Ansprechpartner: Pflegen Sie eine Kontaktliste mit EDI-Verantwortlichen Ihrer Partner (inkl. Telefonnummern für Notfälle).
- Service Level Agreements (SLAs): Definieren Sie mit Partnern verbindliche Reaktionszeiten (z. B. "Kritische Fehler werden innerhalb von 4 Stunden bearbeitet").
4. Dokumentation und Compliance
4.1 Interne Dokumentation
- Prozesshandbuch: Erstellen Sie ein unternehmensspezifisches APERAK-Handbuch, das:
- Rollen und Verantwortlichkeiten beschreibt.
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufige Fehler enthält.
- Screenshots der EDI-Konfiguration zeigt.
- Schulungen: Führen Sie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter durch (z. B. jährlich oder bei Systemänderungen).
4.2 Externe Anforderungen
- Revisionssicherheit: Archivieren Sie APERAK-Nachrichten gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
- Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass personenbezogene Daten in APERAK-Nachrichten (z. B. in Freitextfeldern) DSGVO-konform verarbeitet werden.
- Audit-Trails: Protokollieren Sie alle manuellen Eingriffe (z. B. wer hat wann eine Korrektur vorgenommen).
5. Typische Herausforderungen und Lösungen
| Herausforderung | Lösungsansatz |
|---|---|
| Unterschiedliche EDI-Standards | Nutzung eines EDI-Konverters (z. B. für UN/EDIFACT ↔ XML). |
| Hohe Fehlerquote bei neuen Partnern | Intensivere Testphase; Schulung der Partner. |
| Manuelle Bearbeitung zeitaufwendig | Automatisierung von Standardfehlern (z. B. via RPA-Tools wie UiPath). |
| Fehlende APERAK-Unterstützung | Rückfall auf E-Mail oder Web-Portale; ggf. Partner zur EDI-Einführung motivieren. |
6. Fazit und Empfehlungen
Die Umsetzung der APERAK-Prozesse erfordert eine kombinierte technische und organisatorische Herangehensweise. Folgende Maßnahmen sind entscheidend:
- Automatisierung: Richten Sie so viele Prüfungen wie möglich systemseitig ein, um manuellen Aufwand zu reduzieren.
- Standardisierung: Nutzen Sie die im Handbuch definierten Fehlercodes und Prozesse konsequent.
- Transparenz: Dokumentieren Sie alle Schritte und kommunizieren Sie klar mit Partnern.
- Kontinuierliche Verbesserung: Analysieren Sie regelmäßig Fehlerstatistiken und passen Sie Prozesse an.
Bei komplexen Umsetzungen empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem EDI-Dienstleister, der die technische Integration übernimmt und Schulungen anbietet. Für weitere Fragen steht Ihnen das EDI-Support-Team Ihres Unternehmens oder der zuständige Ansprechpartner des APERAK-Handbuchs zur Verfügung.
Stand: 01.04.2025 | Version: 1.0 | Quelle: APERAK Anwendungshandbuch