Sicherstellung der korrekten Aufteilung von fehlerfreien und fehlerhaften Geschäftsvorfällen
Bei der Übermittlung von Geschäftsvorfällen in Übertragungsdateien ist es essenziell, dass fehlerfreie und fehlerhafte Datensätze zuverlässig getrennt werden, ohne dass dabei Daten verloren gehen oder falsch zugeordnet werden. Eine fehlerhafte Aufteilung kann zu Verzögerungen, Nachbearbeitungsaufwand oder sogar zu inkorrekten Buchungen führen. Nachfolgend werden die notwendigen Schritte und Kontrollmechanismen beschrieben, um eine korrekte Trennung sicherzustellen.
1. Vorbereitung der Ursprungsdatei
Bevor eine Aufteilung erfolgt, muss die ursprüngliche Übertragungsdatei vollständig und unverändert vorliegen. Folgende Maßnahmen sind zu ergreifen:
Integritätsprüfung der Ursprungsdatei Die Datei sollte auf Vollständigkeit und strukturelle Korrektheit geprüft werden. Dazu gehören:
- Überprüfung der Dateigröße und des Formats (z. B. XML, CSV, EDIFACT).
- Validierung der Datei gegen das vorgegebene Schema (z. B. XSD für XML-Dateien).
- Sicherstellung, dass alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt formatiert sind.
Protokollierung der ursprünglichen Daten Vor der Aufteilung sollte eine Kopie der Ursprungsdatei archiviert werden, um im Fehlerfall eine Rückfalloption zu haben. Dies kann durch:
- Speicherung einer unveränderten Kopie in einem revisionssicheren Archiv.
- Protokollierung von Prüfsummen (z. B. SHA-256) zur späteren Verifizierung der Datenintegrität.
2. Identifikation fehlerhafter Geschäftsvorfälle
Die korrekte Trennung setzt voraus, dass fehlerhafte Datensätze zuverlässig erkannt werden. Hierfür sind folgende Schritte notwendig:
Automatisierte Validierung gegen Geschäftsregeln Die Geschäftsvorfälle müssen gegen definierte Regeln geprüft werden, z. B.:
- Formale Korrektheit (z. B. gültige IBAN, korrekte Steuernummer).
- Plausibilitätsprüfungen (z. B. Betragsgrenzen, zulässige Konten).
- Referenzielle Integrität (z. B. Übereinstimmung mit Stammdaten).
- Technische Validierung (z. B. korrekte Feldlängen, erlaubte Zeichen).
Manuelle Nachkontrolle bei unklaren Fällen Automatisierte Systeme können nicht alle Fehler erkennen. Daher sollten:
- Unklare oder grenzwertige Fälle markiert und manuell geprüft werden.
- Eine klare Dokumentation der Fehlerursachen erfolgen (z. B. in einem Fehlerprotokoll).
Eindeutige Kennzeichnung fehlerhafter Datensätze Jeder fehlerhafte Geschäftsvorfall sollte mit einem eindeutigen Fehlercode und einer Beschreibung versehen werden, um eine spätere Korrektur zu ermöglichen. Beispiel:
Fehlercode: VAL-004 Beschreibung: Ungültiges Format der Steuernummer Datensatz-ID: 123456
3. Aufteilung in separate Übertragungsdateien
Nach der Identifikation der Fehler müssen die Datensätze in zwei separate Dateien aufgeteilt werden:
Erstellung der Datei für fehlerfreie Geschäftsvorfälle
- Alle als korrekt validierten Datensätze werden in eine neue Datei exportiert.
- Die Datei sollte dieselbe Struktur wie die Ursprungsdatei aufweisen.
- Vor dem Versand sollte eine erneute Validierung erfolgen, um sicherzustellen, dass keine fehlerhaften Datensätze enthalten sind.
Erstellung der Datei für fehlerhafte Geschäftsvorfälle
- Die fehlerhaften Datensätze werden in eine separate Datei extrahiert.
- Diese Datei sollte neben den ursprünglichen Daten auch die Fehlercodes und -beschreibungen enthalten, um eine spätere Bearbeitung zu ermöglichen.
- Optional kann eine reduzierte Version der Datei erstellt werden, die nur die fehlerhaften Felder und die Fehlerbeschreibungen enthält.
Sicherstellung der Datenkonsistenz
- Die Summe der Datensätze in beiden neuen Dateien muss der Anzahl der Datensätze in der Ursprungsdatei entsprechen.
- Prüfsummen oder Hash-Werte der neuen Dateien sollten mit denen der Ursprungsdatei abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gegangen sind.
4. Protokollierung und Nachverfolgbarkeit
Um die Aufteilung nachvollziehbar zu gestalten, sind folgende Maßnahmen erforderlich:
Erstellung eines Aufteilungsprotokolls Das Protokoll sollte folgende Informationen enthalten:
- Zeitpunkt der Aufteilung.
- Anzahl der fehlerfreien und fehlerhaften Datensätze.
- Verwendete Validierungsregeln und -tools.
- Verantwortliche Person oder Systemkomponente.
Versionierung der Dateien Die neuen Dateien sollten mit einer eindeutigen Versionsnummer oder einem Zeitstempel versehen werden, um Verwechslungen zu vermeiden. Beispiel:
Uebertragungsdatei_fehlerfrei_20240515_v1.xml Uebertragungsdatei_fehlerhaft_20240515_v1.xmlSicherung der Metadaten Neben den eigentlichen Daten sollten auch Metadaten wie Dateinamen, Erstellungsdatum und Prüfsummen dokumentiert werden, um im Streitfall eine lückenlose Nachverfolgung zu ermöglichen.
5. Technische Umsetzung und Tools
Die Aufteilung kann manuell oder automatisiert erfolgen. Für eine zuverlässige Umsetzung empfiehlt sich:
Automatisierte Aufteilung mit Validierungstools Spezialisierte Software (z. B. ETL-Tools wie Talend, Informatica oder selbst entwickelte Skripte) kann:
- Die Validierung der Datensätze übernehmen.
- Die Aufteilung in fehlerfreie und fehlerhafte Datensätze durchführen.
- Prüfsummen generieren und Protokolle erstellen.
Manuelle Aufteilung nur in Ausnahmefällen Falls eine automatisierte Aufteilung nicht möglich ist, sollte die manuelle Bearbeitung durch geschultes Personal erfolgen. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:
- Verwendung von validierten Export- und Importfunktionen (z. B. in Datenbanken oder Tabellenkalkulationsprogrammen).
- Mehrfachkontrolle der Aufteilung durch eine zweite Person.
Testläufe vor der finalen Aufteilung Vor der eigentlichen Aufteilung sollte ein Testlauf mit einer Teilmenge der Daten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Prozess korrekt funktioniert.
6. Qualitätssicherung nach der Aufteilung
Nach der Aufteilung sind folgende Schritte zur Qualitätssicherung notwendig:
Vergleich der Datensatzanzahlen Die Anzahl der Datensätze in den neuen Dateien muss mit der Ursprungsdatei übereinstimmen. Abweichungen deuten auf einen Fehler im Aufteilungsprozess hin.
Stichprobenprüfung Eine zufällige Auswahl von Datensätzen sollte manuell geprüft werden, um sicherzustellen, dass:
- Keine fehlerhaften Datensätze in der fehlerfreien Datei enthalten sind.
- Alle fehlerhaften Datensätze korrekt gekennzeichnet sind.
Feedbackschleife für fehlerhafte Datensätze Die fehlerhaften Datensätze sollten an die zuständige Stelle zur Korrektur zurückgegeben werden. Dabei ist sicherzustellen, dass:
- Die Fehlerbeschreibungen verständlich und präzise sind.
- Ein definierter Prozess für die Nachbearbeitung existiert.
7. Dokumentation und Compliance
Die Aufteilung muss den geltenden Compliance-Anforderungen entsprechen. Dazu gehören:
Einhaltung von Datenschutzbestimmungen Personenbezogene Daten in fehlerhaften Datensätzen müssen besonders geschützt werden (z. B. durch Pseudonymisierung oder Verschlüsselung).
Revisionssichere Archivierung Alle Dateien (Ursprungsdatei, aufgeteilte Dateien, Protokolle) müssen für einen definierten Zeitraum revisionssicher archiviert werden.
Nachweis der korrekten Verarbeitung Im Rahmen von Audits oder Prüfungen muss nachweisbar sein, dass:
- Die Aufteilung korrekt erfolgt ist.
- Keine Daten verloren gegangen oder falsch zugeordnet wurden.
- Alle Schritte dokumentiert und nachvollziehbar sind.
Fazit
Die korrekte Aufteilung von fehlerfreien und fehlerhaften Geschäftsvorfällen erfordert eine Kombination aus automatisierten Validierungsprozessen, manuellen Kontrollen und einer lückenlosen Dokumentation. Durch die Einhaltung der beschriebenen Schritte kann sichergestellt werden, dass:
- Fehlerhafte Datensätze zuverlässig identifiziert und separiert werden.
- Keine Daten verloren gehen oder falsch zugeordnet werden.
- Die fehlerfreien Datensätze unverzüglich weiterverarbeitet werden können.
- Die Nachbearbeitung der fehlerhaften Datensätze effizient erfolgt.
Eine sorgfältige Planung und Umsetzung des Aufteilungsprozesses minimiert Risiken und trägt zur Datenqualität und Prozesssicherheit bei.